Digitalización de planos de una empresa

6 octubre 2014

013-digitalizacion-planosLas empresas desde hace unos años consideran a la digitalización de Planos como la forma más sencilla, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de planos, ya que se encuentran en formatos digitales, bien sean en .TIFF, en JPG, PDF o en otro formato comprimido que se pueda visualizar con un programa desde un ordenador

Las empresas, ayuntamientos, instituciones, siempre mantienen la misma problemática, y  es el acumulamiento de planos que a veces son inmanejables al momento de realizar su búsqueda, ya que siempre se encuentran en otro edificio, en un sótano o en una lugar alejado de donde nos encontramos.

Es necesario tener en cuenta a la hora de la digitalización de planos, tener presente que todo lo que supone el proceso son beneficios para la empresa, la reducción de costos por la búsqueda del material, reducción del espacio de almacenaje, ya que se puede eliminar todos los planos digitalizados, y la reducción por la perdida de los planos en un incendio.

Las imágenes en un ordenador o en un sistema de almacenamiento, no pierden nitidez a diferencia de los planos en papel, ni se deterioran con el paso del tiempo. Es un sistema ideal para una consulta constante y una rápida búsqueda a la vez.

Se puede digitalizar planos  en formatos como .jpg, en .tiff, en .pdf ya que son los formatos más fáciles de visualizar y de almacenar por el poco peso que poseen. Aunque todo depende de la calidad de los formatos.

 

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En Gureak Marketing consideramos fundamental calibración de monitor

4 octubre 2013
GUPOST y la calibración del monitor

Gureak Marketing y la calibración del monitor

En Gureak Marketing consideramos que dentro de la digitalización de documentos al igual que en la digitalización de fotografías, la calibración de los equipos al igual que la calibración del monitor son tareas altamente importantes, puesto que el trabajo depende de unas buenas calibraciones y que los equipos estén en condiciones.

Si hacemos una prueba a la hora de calibrar un monitor y ver una fotografía antes y después veremos que los colores han cambiado. El calibrador de monitor (colorímetro o espectrofotómetro) y trabajar  bajo las condiciones ambientales de visualización de monitores con luz normalizada cumpliendo el estándar que   establece y  fija la normativa ISO-3664:2009.

Cuando en Gureak Marketing realizamos una correcta calibración se apreciarán mínimas diferencias de color entre distintos monitores, es necesario una correcta calibración de monitor y optimas condiciones ambientales de visualización. Sin duda cumpliendo la normativa ISO-3664:2009 de calibración y visualización de monitores, es la única manera por la que podremos confiar que nuestras imágenes  y los colores de referencia puedan verse correctamente en todos los monitores siempre y cuando esto sea posible por limitaciones técnicas.

Dentro de estas limitaciones podemos destacar las diferencias entre modelos y marcas de monitores existentes en el mercado, y su tecnología con nuevos avances para representar una mayor gama cromática cercanas al espacio de color de adobe RGB 1998 y las tarjetas gráficas tan importantes como el monitor.

Según Txomin Alkorta en Gureak Marketing elegimos equipos de calidad y que su calibrado se pueda hacer de la mejor manera posible para que no de problemas a la hora de la visualización de las fotografías.


Gureak Marketing con la destrucción certificada de documentos

3 octubre 2013
GUPOST con la destrucción certificada de documentos

Gureak Marketing con la destrucción certificada de documentos

Cada vez menos se realiza la destrucción certificada de documentos, donde viene una emplea se lleva los contenedores de papel y realiza una destrucción de la documentación dependiendo de lo que pida el cliente.

Con el nuevo Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos (LOPD), que entró en vigor en Abril de 2008, la gestión física de documentos de carácter confidencial toma gran importancia. En concreto el deshacernos de la documentación física, ya no se puede realizar de cualquier manera. Debemos destruirla de manera controlada, segura y certificada.

Eso es lo que obliga la ley, pero no son muchas las empresas que siguen esta ley, si nos limitamos a los documentos realmente importantes, que son pocos, puede merecer la pena para descansar tranquilos. En Gureak Marketing además se destruyen otros soportes: CDs, discos duros, cintas… porque si un papel despistado nos puede dar un buen susto, en forma de multa de la Agencia de Protección de Datos, mucho más daño puede hacernos un disco duro perdido con cientos de miles de documentos.

En la mayoría de los casos primero se solicita a Gureak Marketing una digitalización de los  documentos que se van a destruir, si no son administrativos se puede realizar una digitalización normal, pero si tienen que guardarse para que la agencia tributaria pueda revisarlos, sería conveniente una digitalización certificada de los mismos.

Según Txomin Alkorta Gureak Marketing ofrece un servicio de recogida periódica de contenedores para depositar el papel que puede tener determinados grados de confidencialidad y su posterior destrucción. La máquina destructora empleada tiene un nivel 3 de destrucción según la Norma DIN 32757-1.


¿Que son los metadatos en una fotografía?

2 octubre 2013
GUPOST metadatos imágenes

Gureak Marketing y los metadatos imágenes

Los metadatos cada vez están más presentes en el mundo de Internet,  sin nosotros saberlo ya se están guardando en las fotos que sacamos por medio de la cámara web, donde indica la fecha que ha sido sacada la foto y que cámara se ha utilizado, se podrían sacar muchos más datos e una foto, dependiendo de las características de la misma.
Este tipo de metadatos son denominados Exif (Exchangeable image file format), que son los que aportan información dependiendo del dispositivo por el cual se saque la foto.
En estos metadatos pueden contener diferente información dependiendo de la máquina que realice la foto, o del aparato donde ser realice la digitalización: Fecha y hora, modelo de cámara utilizado, qué cámara ha sacado la foto, información de donde se ha sacado la foto, si implantamos un software de localización.

Las imágenes digitales de una digitalización de documentos en Gupost también tienen metadatos, una vez que realizamos una digitalización de una imagen, podemos saber muchas cosas de esa imagen, incluso nosotros mismos podemos indicar los metadatos que queramos introducir a esa foto para que los programas de guardado de imágenes lo integren en una base de datos que sea mucho más fácil para localizar las fotos.

La manera más sencilla si eres usuario de Windows a partir de XP es la siguiente, abrimos el explorador de windows, seleccionamos la fotografía con el botón derecho y pinchamos en propiedades, en la pestaña detalles tenemos todos los datos de la fotografía tal y como se muestra en la imagen adjunta.

Para Txomin Alkorta son muy importantes los metadatos de una imagen digitalizada, ya que al igual que en los pdfs, también en Internet sirven para encontrarnos, y para llegar a nosotros, si incluimos bien los metadatos de la imagen.


Gureak Marketing y la utilización del OCR

1 octubre 2013
GUPOST enlazado con el OCR

Gureak Marketing y la importancia del OCR

Para empezar hay que definir que es un OCR, se puede decir que es un reconocimiento óptico de caracteres. Es un software que incorporamos en nuestros equipos y es capaz de reconocer las letras de hojas con texto digitalizado y trasformarlo todo a un formato Word.

También reconoce imágenes y se utiliza mucho, y las incrusta en el documento de texto como una imagen más. Es una gran ventaja para poder modificar facturas y poderlas utilizar reenviándolas al cliente otra vez, en Gureak Marketing constantemente realizamos extracción de texto por medio de un OCR.

Hay en el mercado bastantes programas de OCR, entre los que cabe destacar los conocidos OmniPage, Abbyy Fine Reader o READiris. Versiones reducidas de estos programas suelen encontarse entre el software incluido en los escáneres.

Se puede destacar entre ellos el OmniPage Professional por su amplia variedad de opciones y su buena presentación y funcionamiento, con algunos módulos se podría directamente utilizar en el escaner mientras se está digitalizando.

Estos programas todavía tienen mucha dificultad a la hora de transformar fórmulas químicas y matemáticas a texto, lo hemos comprobado en Gureak Marketing, les cuesta mucho y luego exige un gran trabajo manual para dejar todo bien. Son capaces de leer las fórmulas pero en su mayoría las convierte en imagen.

Los programas actuales de OCR están basados en el análisis de características de los caracteres en vez de en la coincidencia de las matrices de estos, lo que permite una mayor velocidad en el proceso y el no tener que depender de una limitada base de fuentes.

También se han detectado en Gureak Marketing  según Txomin Alkorta bastantes complicaciones a la hora de interpretar letra histórica de libros de nacimientos o libros literarios. Es cierto que también pueden reconocer textos escritos manualmente, pero en este caso siempre a condición de que estén escritos claramente, a ser posible con letra de molde, y que esta se asemeje lo más posible a un tipo de letra existente, de otra manera será casi imposible que lo pueda hacer bien.


Gureak Marketing ofrece la digitalización certificada

30 septiembre 2013
GUPOST siempre con la digitalización certificada

Gureak Marketing con la digitalización certificada

Las empresas estarían encantadas en realizar la digitalización certificada de sus archivos y de la documentación que poseen, y les ofrece los medios, pero es sumamente complicado poder realizar esta tremendo trabajo de digitalización de toda esa enorme documentación, ya que supondría una cantidad tremenda de tiempo y de dinero que en momentos de poca liquidez resulta misión suicida.

Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos del papel origina emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992. El software utilizado tiene que ser un software homologado por la administración.

Es importante tener todo digitalizado, mediante una digitalización certificada y bien organizado en discos duros, en la empresa ocupando menos lugar y utilizando software homologado por las administraciones públicas.

Los documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas, podrán procederse a la destrucción de los originales en los términos si cumplen con las condiciones de la administración mediante el correspondiente sello electrónico.

Txomin Alkorta ve imprescindible tener todo bien organizado y preparado para la digitalización de la documentación y su guarda en los discos duros correspondientes, incluso ofrecer la destrucción certificada de los mismos documentos.


La digitalización certificada

27 septiembre 2013
GUPOST digitalización certificada

la digitalización certificada

Cada vez en el mundo empresarial se quiere ahorrar más dinero tanto en fotocopias, papel y facturas, todos estamos hacia el camino hacia el ahorro de papel, la operatividad de las gestiones, la transacción y catalogación de documentos el primer paso, sin duda, es la digitalización de los mismos y la certificación de su oficialidad.

Animamos a la digitalización certificada que propone una solución productiva, oficial, regulada y homologada que proporciona el soporte necesario para realizar y archivar todo tipo de transacciones de documentos de rango tributario con todas las garantías legales.

Las facturas que digitaliza y otros documentos tributarios digitalizados con un software homologado por la Agencia Tributaria permiten realizar transacciones de forma segura y por tanto: prescindir del documento en papel, un relevante ahorro de costes, la optimización del tiempo, el aumento de la productividad y el uso responsable de los recursos medioambientales.

Para Txomin Alkorta la digitalización de facturas en resulta una menara muy ágil para poder consultarlas desde el ordenador sin tener que acudir a los archivos para poder consultarlas, con lo que supone una pérdida de tiempo y dinero para la empresa.

La certificación de las facturas con un software homologado por la agencia tributaria hace que podamos destruir todas las facturas que tenemos acumuladas y supone un ahorro incluso en espacio dentro de la empresa que lo podemos utilizar para otros fines.

Este software homologado es capaz de realizar un OCR del documento para poder utilizar esa factura para otros fines.