En busca de una Gestión Documental Inteligente

10 octubre 2014

Gestión documentalLa gestión documental es tan antigua como la vida misma, desde que se comenzó a escribir y guardar lo que se escribía, se observó que había que buscar métodos para lograr ordenar toda la documentación de una manera lógica para su posterior localización.

Pero se llegó más allá, ya que con la informática y las nuevas tecnologías de la información, toda esa información que se encontraba en naves llenas de libros donde había que andar mucha distancia para encontrar un libro, y perder tiempo en su búsqueda, ya ha pasado a la historia en muchos lugares.

Ahora todo está en manos de la digitalización de archivos, ya que todo este volumen pasa a poder concentrarse en una pequeña caja que se puede conectar a un ordenador y donde se almacena toda esta información.

Pero también es necesario nombrar toda esa información y elegir un buen software de gestión documental para el manejo de toda la información almacenada dentro de esa pequeña caja.

Este software de gestión documental es una aplicación informática, la cual está diseñada para el tratamiento, la gestión, conservación y publicación de los documentos digitalizados o que ya se encuentren en formato digital. Se puede llamar de otras maneras como ERP, CRM, CMS, depende de las características, pero normalmente en las empresas se trabajan con imágenes, vídeos, planos, etc

El poder tener toda la documentación de una biblioteca o de una empresa toda ella digitalizada, agiliza mucho los procedimientos o las búsquedas, siendo mucho más eficientes y pudiendo dedicar más recursos a la gestión de otros procesos dentro del departamento al que se pertenece.

Para Txomin Alkorta toda empresa, bien sea grande, pequeña o mediana, disponer de un programa de gestión documental, que puede estar integrado en otro programa mayor, que tiene mayor capacidad en la gestión, es vital. Poder disponer de toda la información ordenada, y estructurada para poder acceder a ella en un momento determinado es primordial.

La toma de decisiones necesita variables que se encuentran en este tipo de programas, donde se almacenan gran cantidad de datos, y con ellos es más fácil la toma de decisiones.

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¿Que son los metadatos en una fotografía?

2 octubre 2013
GUPOST metadatos imágenes

Gureak Marketing y los metadatos imágenes

Los metadatos cada vez están más presentes en el mundo de Internet,  sin nosotros saberlo ya se están guardando en las fotos que sacamos por medio de la cámara web, donde indica la fecha que ha sido sacada la foto y que cámara se ha utilizado, se podrían sacar muchos más datos e una foto, dependiendo de las características de la misma.
Este tipo de metadatos son denominados Exif (Exchangeable image file format), que son los que aportan información dependiendo del dispositivo por el cual se saque la foto.
En estos metadatos pueden contener diferente información dependiendo de la máquina que realice la foto, o del aparato donde ser realice la digitalización: Fecha y hora, modelo de cámara utilizado, qué cámara ha sacado la foto, información de donde se ha sacado la foto, si implantamos un software de localización.

Las imágenes digitales de una digitalización de documentos en Gupost también tienen metadatos, una vez que realizamos una digitalización de una imagen, podemos saber muchas cosas de esa imagen, incluso nosotros mismos podemos indicar los metadatos que queramos introducir a esa foto para que los programas de guardado de imágenes lo integren en una base de datos que sea mucho más fácil para localizar las fotos.

La manera más sencilla si eres usuario de Windows a partir de XP es la siguiente, abrimos el explorador de windows, seleccionamos la fotografía con el botón derecho y pinchamos en propiedades, en la pestaña detalles tenemos todos los datos de la fotografía tal y como se muestra en la imagen adjunta.

Para Txomin Alkorta son muy importantes los metadatos de una imagen digitalizada, ya que al igual que en los pdfs, también en Internet sirven para encontrarnos, y para llegar a nosotros, si incluimos bien los metadatos de la imagen.


Gureak Marketing y la utilización del OCR

1 octubre 2013
GUPOST enlazado con el OCR

Gureak Marketing y la importancia del OCR

Para empezar hay que definir que es un OCR, se puede decir que es un reconocimiento óptico de caracteres. Es un software que incorporamos en nuestros equipos y es capaz de reconocer las letras de hojas con texto digitalizado y trasformarlo todo a un formato Word.

También reconoce imágenes y se utiliza mucho, y las incrusta en el documento de texto como una imagen más. Es una gran ventaja para poder modificar facturas y poderlas utilizar reenviándolas al cliente otra vez, en Gureak Marketing constantemente realizamos extracción de texto por medio de un OCR.

Hay en el mercado bastantes programas de OCR, entre los que cabe destacar los conocidos OmniPage, Abbyy Fine Reader o READiris. Versiones reducidas de estos programas suelen encontarse entre el software incluido en los escáneres.

Se puede destacar entre ellos el OmniPage Professional por su amplia variedad de opciones y su buena presentación y funcionamiento, con algunos módulos se podría directamente utilizar en el escaner mientras se está digitalizando.

Estos programas todavía tienen mucha dificultad a la hora de transformar fórmulas químicas y matemáticas a texto, lo hemos comprobado en Gureak Marketing, les cuesta mucho y luego exige un gran trabajo manual para dejar todo bien. Son capaces de leer las fórmulas pero en su mayoría las convierte en imagen.

Los programas actuales de OCR están basados en el análisis de características de los caracteres en vez de en la coincidencia de las matrices de estos, lo que permite una mayor velocidad en el proceso y el no tener que depender de una limitada base de fuentes.

También se han detectado en Gureak Marketing  según Txomin Alkorta bastantes complicaciones a la hora de interpretar letra histórica de libros de nacimientos o libros literarios. Es cierto que también pueden reconocer textos escritos manualmente, pero en este caso siempre a condición de que estén escritos claramente, a ser posible con letra de molde, y que esta se asemeje lo más posible a un tipo de letra existente, de otra manera será casi imposible que lo pueda hacer bien.


Gureak Marketing cree en los beneficios de la digitalización de documentos

26 septiembre 2013
GUPOST siempre presente para digitalizar archivos

Está presente en la empresa para la digitalización

La digitalización de documentos es un paso fundamental para administrar todo ese tipo de información en papel que se encuentran en las bibliotecas, despachos de abogados, juzgados, empresas…que de otra manera sería imposible hacerlo. Es el proceso mediante el cual un documento es transformado en una imagen digital, y es almacenado junto a datos en un disco duro, para poderlos utilizar con mayor rapidez y eficacia, sin que el documento se estropee.

Lo ideal en las empresas o juzgados, despachos de abogados es trabajar sin papeles, diminuyendo el coste en hacer fotocopias, en compra de papel, cartuchos de tinta, afectaría a una mejora laboral por la reducción de horas en búsqueda de documentos, pudiendo ahorrar en el almacenaje de los documentos, acceder de una manera rápida a ellos, después de realizar la digitalización de documentos todo resulta más fácil, ya que pensamos en nuestros clientes.

Para Txomin Alkorta es importante realizar una pequeña inversión en la digitalización de archivos, puesto que como vemos las ventajas de tener todos los documentos de la empresa digitalizados, hace que los trabajadores también sean mucho más productivos.

Sabemos que las empresas mueven volúmenes muy grandes de facturas, y demás documentación, donde utilizan habitaciones enteras de más de 50 metros cuadrados. Con todo digitalizado le daríamos un disco duro o y otra copia de ese disco duro de modo de seguridad.


La Biblioteca Virtual andaluza realiza una digitalización

7 mayo 2013
GUPOST y la digitalización

Gureak Marketing con la innovación

Según indicó el director general de Industrias Creativas y del Libro, David Luque, este proyecto esconde un trabajo callado que se está haciendo en las ocho provincias andaluzas en función del material de sus bibliotecas públicas.

En Almería, la Digitalizacion de documentos de Villaespesa está en su fase final y se continuará con el fondo de manuscritos del abogado, poeta y escritor Antonio Hernández Ledesma.

La Biblioteca Virtual de Andalucía, dependiente de la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía, se define como un conjunto organizado de colecciones de documentos digitalizados del patrimonio bibliográfico andaluz accesibles a través de Internet.

Creada en 2003, está orientada a dar acceso a obras de dominio público, no sujetas a derechos de autor, y que sean consideradas andaluzas por ser obras de un autor andaluz o vinculado con Andalucía, por ser de un tema o contenido relacionado con Andalucía o por ser impresas o publicadas en Andalucía.

A pesar de la crisis todavía las instituciones siguen pensando en la digitalización como un bien común que hay que guardar. Es una tarea muy importante donde todos estamos involucrados.

La gestion documental de la documentación histórica es fundamental para el estudio de los escritos por parte de investigadores, que lo tienen cada vez más fácil para llegar a estos documentos.

En Gureak Marketing también se realiza esta labor de digitalización y gestión documental para ayuntamientos, empresas, bibliotecas e instituciones que quieren preservar su historia y su cultura, al igual que la digitalización de las facturas. Llevamos muchos años realizando este tipo de trabajo para muchas empresas, bibliotecas, centros culturales, museos….


Como mostrar el currículum en la red

24 abril 2013

En ocasiones queremos ofrecer una tarjeta de presentación a clientes y nada mejor que una url propia y un blog o una página web ofreciendo lo que sabemos hacer, donde escribamos todos los días un post. Esta sería la mejor tarjeta de presentación en cualquier empresa, donde estamos ofreciendo nuestra entrada con todo lo que sabemos hacer.

Pero también existen otras redes sociales donde poder presentarte incluyendo el currículum.

About.me
Aplicación clara y sencilla para generar nuestra presencia profesional online.CV Maker
Permite crear un currículum sencillo en formato HTML, PDF o Texto.

BranchOut.com
crea una red de subcontactos profesionales a partir de los contactos del perfil Facebook.

Comoto
Con posibilidad de elegir entre varias plantillas e importar datos de la red profesional LinkedIn,

CuVitt
Se presenta como una herramienta que genera CV inteligente

Doyoubuzz.com
Crea varias páginas de currículum importando datos de nuestra cuenta de linkedin y sincronizándolos con la de facebook.

Easy-cv
Permite insertar el CV mediante el código HTML en la web o blog, además de los botones sociales para compartirlo por las redes.
Disponible en español.

El empleo.com
Es un servicio muy utilizado en países latinoamericanos. Ofrece información e intermediación en ofertas de empleo

Europassmaker
Algunas empresas y organismos solicitan el curriculum en formato Europass en los procesos de selección, una forma estandarizada de presentar las capacidades y cualificaciones.

Flavors.me

Permiten tener nuestra página personal-profesional con los datos básicos de contacto y una reseña breve, aunque Flavors.me presenta más funciones de red social: muestra en una página las publicaciones y actividades seleccionadas de nuestros contactos


Los riesgos de la gestión documental

22 abril 2013

La gestión documental es una de las áreas más importantes y tremendamente exigentes en todo tipo de empresas. Gestionar los documentos es una actuación compleja conforme la empresa va creciendo y generando cada vez más papel.

Es importante en cualquier empresa una buena gestión que permita tener el acceso a la información más sensible y cuestionable, en la menor cantidad de tiempo posible. En muchas ocasiones se realiza externalizando la gestión del papel, provocando así un ahorro de costes, mejoras en los procesos de trabajo…

Son muchas las ventajas de las que puede gozar una empresa con un buen sistema de gestión documental, realizado por una empresa especializada en la gestión documental.

Según Txomin Alkorta una gestión documental buena, no consiste solo en recibir el papel de una empresa y realizar la digitalización correspondiente, metiéndola en discos duros y enviándola al cliente.

Una gestión documental correcta, vendría definida por los siguientes pasos.

Digitalización de los documentos: Una digitalización en jpg, Tiff, pdf o un formato con el cual el cliente se encuentre conforme. Donde pueda acceder rápidamente a la documentación.

Integrarlos en el sistema de Gestión: cada empresa puede disponer de diferentes modelos de programas para la gestión. Cada empresa es diferente, pero es importante saber adjuntarlos dependiendo que tipo de documento sea, con una nomeclatura característica de la empresa, que las personas la entiendan y el sistema de gestión las almacenes  correctamente.

La catalogación de las facturas, contratos, pedidos, nóminas, albaranes…todo tiene que quedar correctamente gestionado y almacenado, con sus respectivas copias de seguridad.

Teniendo todo integrado en un gestor documental, nos ahorraremos tener documentos duplicados, y un punto de encuentro de los documentos.

En ocasiones todos los papeles entren por una única entrada que logra hace que todo el papel quede digitalizado y organizado, para que los departamentos puedan acceder a el. En otras ocasiones cada departamento es independiente para recibir los papeles y poder integrarlos en el sistema de gestión documental.