La digitalización certificada

27 septiembre 2013
GUPOST digitalización certificada

la digitalización certificada

Cada vez en el mundo empresarial se quiere ahorrar más dinero tanto en fotocopias, papel y facturas, todos estamos hacia el camino hacia el ahorro de papel, la operatividad de las gestiones, la transacción y catalogación de documentos el primer paso, sin duda, es la digitalización de los mismos y la certificación de su oficialidad.

Animamos a la digitalización certificada que propone una solución productiva, oficial, regulada y homologada que proporciona el soporte necesario para realizar y archivar todo tipo de transacciones de documentos de rango tributario con todas las garantías legales.

Las facturas que digitaliza y otros documentos tributarios digitalizados con un software homologado por la Agencia Tributaria permiten realizar transacciones de forma segura y por tanto: prescindir del documento en papel, un relevante ahorro de costes, la optimización del tiempo, el aumento de la productividad y el uso responsable de los recursos medioambientales.

Para Txomin Alkorta la digitalización de facturas en resulta una menara muy ágil para poder consultarlas desde el ordenador sin tener que acudir a los archivos para poder consultarlas, con lo que supone una pérdida de tiempo y dinero para la empresa.

La certificación de las facturas con un software homologado por la agencia tributaria hace que podamos destruir todas las facturas que tenemos acumuladas y supone un ahorro incluso en espacio dentro de la empresa que lo podemos utilizar para otros fines.

Este software homologado es capaz de realizar un OCR del documento para poder utilizar esa factura para otros fines.


¿Tengo que digitalizar mis documentos?

16 abril 2013

Cada vez tenemos más y más documentos que acumulamos en casa y muchos de ellos de importancia, que no sabemos en muchos casos donde colocar y los colocamos en una carpeta o en varias que las tenemos subidas en un armario o en una zona del garaje.

En ocasiones los estamos moviendo de un lado para otro para buscarlos. Lo bueno sería digitalizarlos y de esta manera ahorraríamos tiempo a la hora de buscar esta documentación. No es lo mismo buscar y localizar una carpeta en el ordenador que tener que moverte a otro lugar del establecimiento para encontrar una carpeta, subirla, localizar la documentación y volver a colocar todo en su sitio.

Para Txomin Alkorta la digitalización  ahorra mucho tiempo y dinero a cualquier empresa y también ahorra tiempo y espacio a las personas que lo hacen en casa. Una buena gestion documental  puede ahorrar infinidad de costes en una empresa.

La digitalización de unos archivos hace que la gestión de los mismos sea rentable para la empresa, y también hace que se puedan evitar sucesos de importancia que puedan repercutir a la empresa. Como puede ser un incendio.

Con un incendio se podría perder todo el papel con lo que esto significa, sería en muchos casos una catástrofe para la empresa. Pero si se digitaliza todo y se tienen las copias de seguridad adecuadas, un incendio puede repercutir, pero no estaría todo perdido.

De esta manera la digitalizacion de documentos hace que la información sea más accesible y disminuya la probabilidad de errores, por eso siempre recomienda una buena digitalización.


Libros digitales

10 abril 2013

La revolución que está suponiendo la aparición de Internet, es algo que toca, y muy de cerca, al mundo editorial. Prueba de ello es el éxito que esta teniendo el portal de impresión digital de libros de Lulu.com, empresa norteamericana que también ofrece sus servicios en castellano para llegar a todo el mundo de habla hispana

Pero también puede hacer eso uno mismo, con lo cual el proceso sale mucho más económico. Luego puede ponerle un precio al libro que de coste viene a salir por unos 7 o 10€ , dependiendo de la cantidad de páginas, a eso hay que añadir lo que uno elija ganar que siempre será muy superior al porcentaje que una editorial puede ofrecer.

Una vez seguido estos pasos el libro pasa a formar parte del catálogo de libros del portal, con lo cual constará en el apartado donde mejor se ajuste el tema, con la foto de la portada, y un resumen del libro que ayude a venderlo. A partir de ahí el libro estará disponible para ser comprado “online” y servido a domicilio.

Para Txomin Alkorta las ventajas son muy grandes: no hay casi intermediarios entre autor y lector, no hace falta almacenar nada pues el libro se imprime con tecnología digital según la cantidad de pedidos, el libro sale al público de manera rápida, por no hablar de la cantidad de árboles que ya no es necesario talar, entre otras muchas ventajas que podemos imaginar. Lo peor de este sistema es obvio, que no nos encontrarán en las librerías tradicionales, algo que poco a poco está empezando a dejar de ser un problema con la popularización de la venta por Internet.

Si al final queremos dar el paso y crear nuestro libro digital, lo podemos hacer con las siguientes plataformas:

CreateSpace y Amazon

CreateSpace es una especie de filial de Amazon para la publicación de libros en papel. Al poner a la venta un libro a través de su plataforma, CreateSpace envía a Amazon libros impresos para que estén siempre en stock y los lectores puedan recibirlo en menos de 3 días.

Otra cosa buena que tiene CreateSpace es el coste mínimo de cada libro, que resulta bastante más económico que en otras plataformas. Así que, si quieres comprar tus propios libros para distribuirlos directamente, puede ser una buena opción.

La parte mala: las comisiones de venta. Para la edición en papel, CreateSpace se queda un buen porcentaje al que, además hay que sumar la comisión de un 30% que se lleva Amazon.

Para la versión digital de Kindle, Amazon se queda con un 30% del beneficio de cada venta siempre que el precio del libro sea mayor de 2’60€ y el país desde el que se ha comprado el libro tenga su propia tienda de Amazon. Para el resto de países o precios más baratos, Amazon se queda ¡¡con un 65% del beneficio de la venta!!

https://www.createspace.com/

Blurb 

Este servicio online (en inglés) te permite crear libros totalmente personalizados, haciendo uso de su software propio, BookSmart. El precio final varía según el tamaño, cantidad de páginas y tipo de portada. Blurb incluye también una librería de ebooks y una sección con ideas para libros.

http://www.blurb.com/

Lulu

Con Lulu puedes no sólo publicar tu libro en el formato tradicional con una amplia gama de variedades, sino también hacer otros tipos de creaciones editoriales como calendarios, ebooks, CDs y DVDs, álbumes de fotos y más. Lulu cuenta además con una activa comunidad de usuarios.

Lulu tiene una parte buena, y es que la comisión que se quedan del beneficio de la venta de cada libro es de un 20% y puedes vender sus libros en papel a través de Amazon, aunque elcoste de producción de cada libro es mayor que en CreateSpace. Además, en Lulu tiene más posibilidades de publicación física en cuanto a tamaños, tipos de papel, tapas y encuadernación.

http://www.lulu.com/es/es

Bubok

Te permite publicar tu libro de forma autónoma, sin intermediarios y sin tiradas mínimas, y con un beneficio del 80% de las ventas. Bubok además sirve como librería online con ebooks para descargar, y como plataforma para ponerte en contacto con tus lectores y con otros autores.

En Bubok también se quedan con el 20% del beneficio de cada venta y cuentan con bastantes opciones de encuadernación, papel y tapas. Además, ofrecen descuentos cuando compras muchos ejemplares de tu libro.

Otras desventajas son que no te ofrecen ISBN gratuito (de hecho, comprarlo a través de ellos sale un poco más caro que gestionarlo uno mismo) y las opciones de distribución en otras tiendas son bastante más limitadas.

http://www.bubok.es/publicar

Si te decides por Bubok mira la siguiente documentación aquí y te explicará paso por paso como hacerlo.

Biblioteca

No está en la tabla comparativa porque esta plataforma sólo permite la venta de libros electrónicos, no de libros físicos. Pero lo añado en la lista porque me parece interesante como lugar para vender la versión digital del libro.

Como ventajas: puedes ofrecer los libros en multitud de formatos y el comprador se lo descarga en el que más le convenga, se quedan con un 20% de la venta.

Como desventajas: tiene menos movimiento que sitios como Amazon y no te pagan hasta que no hayas acumulado 50€ de beneficios.

http://www.biblioeteca.com/biblioeteca.web/inicio

Byeink

Byeink, además de programa web para la creación de ebooks, también funciona como plataforma de venta. Eso sí, ojito al plan que se elige, porque si lo haces a través de una cuenta gratuita, además de añadir su logo en tu libro, ellos tienen los derechos y se quedan con un 30% de comisión de cada venta. La cuenta de pago te hace poseedor de todos los derechos y no te cobran comisión por venta, pero cuesta 50€ darse de alta y 9,90€ de suscripción al año.

http://byeink.com/

Auto-publicarse está al alcance de todo el mundo. Lleva su tiempo por el tema de que todo lo haces tú (siempre puedes contratarlo a otra persona), pero el trabajo merece la pena: recibir la primera copia impresa de tu libro o ver cómo aparece entre los más vendidos en Amazon es una gran alegría. Merece la pena probarlo..


Gestión documental y la confidencialidad

4 marzo 2013

La digitalización de documentos hasta antes de la crisis se había popularizado tremendamente, puesto que es una labor muy importante de conservación de los archivos históricos de una empresa, de una biblioteca o de un fondo de reserva, somos consciente de la importancia.

La comodidad de tenerlo todo digitalizado en un archivo dentro de un ordenador o poder acceder al contenido en Internet, hace mucho para una empresa, ya que todos son ventajas para sus trabajadores, o para una biblioteca.

La importancia de la  gestión documental por parte de personas expertas en ello, capaces de saber guardar los documentos confidenciales  y poder exponer al público los no comprometedores, es de vital importancia para cualquier organización, incluida el Vaticano.

Para Txomin Alkorta la confidencialidad de estos documentos ha de realizarse siempre por personal cualificado y sistemas de gestión documental, y custodia documental, acordes a la importancia de la empresa y al coste de los mismos.

Disponer de una empresa que digitalización de documentos, gestión, organización y custodia de los mismos, es de vital importancia. Donde las empresas ven más beneficios que impedimentos, siempre y cuando la confidencialidad de los mismos quede garantizada.


Fundaciones con la Digitalización

7 junio 2012

Las fundaciones mantienen su actividad de digitalizacion. Estamos constatando que todavía cuentan con nosotros y es de agradecer. Sabemos que el trabajo bien hecho y el reconocimiento de nuestro trabajo, hace que sigan fieles con nosotros.

Según Txomin Alkorta las fundaciones e instituciones a pesar de los recortes hacen grandes esfuerzos para poder digitalizar los libros que todavía están guardados y quieren conservar en el mejor estado posible gracias a la digitalización de los mismos.

De esta manera poder tener el libro a buen recaudo y ofrecer a todos los interesados una versión del libro digitalizada, para el disfrute o curiosidad de los ciudadanos.

De esta manera la gestion documental de las fundaciones esté mucho más controlada, y mejor conservada, gracias a la digitalización y control de la documentación.


La LOPD y los archivos en papel

14 marzo 2012

A finales del año 2007 se aprobó el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (en adelante LOPD).

Entre sus novedades, el nuevo reglamente exige a las empresas incorporar medidas de seguridad a aplicar a los datos personales que se encuentran en formato papel. Se desarrollan básicamente en el título VIII, Capítulo IV.

Una primera conclusión es que todo documento en papel que contenga datos de personas debe estar archivado “bajo llave”, en su cajón o armario correspondiente. No vale eso de dejar los AZ encima de los armarios o en baldas sin elemento de cierre  o irse a casa con la bandeja o la mesa llena de papeles con datos de direcciones de personas u otrosarchivos datos más sensibles.

Y si los datos personales están considerados como de nivel alto, los archivadores, armarios y demás elementos de almacenamiento deben encontrarse en áreas en las que el acceso esté restringido con puertas de acceso dotadas de apertura mediante llave u otro sistema.

¡Qué es eso de imprimir, en la impresora del departamento, un listado lleno de datos personales y no estar al lado de la impresora mientras ésta escupe las hojas!Haciendo visibles sobres y folletos ¿Y eso de echar papeles con datos personales a esa papelera de reciclaje tan mona y moderna que nos han puesto? Incorrecto. O lo echamos a un contenedor cerrado o lo destruimos en una destructora de papel adecuada, realizando una destruccion de documentos.

Para Txomin Alkorta medidas y más medidas de seguridad que pueden llevar a una empresa a situaciones inasumibles o a incumplir con el reglamento.

Desde su aprobación estamos comprobando cómo Entidades Bancarias, Compañías de seguros, Administraciones Públicas y similares están “centralizando” los archivos en soporte papel que tienen diseminados por sucursales y oficinas para agruparlos en una o varias sedes de gestion de documentos de los mismos, acotando de esta manera las medidas de seguridad a implantar y profesionalizando las mismas.

Y si retiro la documentación de las oficinas, ¿cómo se trabaja cuando hay que hacer alguna consulta? Aquí entra la digitalizacion de documentos  y su integración en sistemas, más o menos sofisticados, de gestión documental o de expedientes.

Tratamiento Documental desarrolla una oferta integral de servicios para que sus clientes cumplan con la LOPD ya que podemos custodiar  su documentación, digitalizacion previa o bajo demanda, gestionar el préstamo de la documentación en papel y, finalmente, destruirla certificadamente, siendo rigurosos con las medidas de seguridad más exigentes y así evitar sanciones que pueden ascender hasta los 601.012,10 €, para las infracciones muy graves.

Y los plazos para ponerse al día comenzaron hacen meses y alguno ya ha pasado. Así, para los ficheros no

Espada de Damocles

Espada de Damocles

automatizados (en papel u otros soportes ) que ya existiesen a la entrada en vigor del reglamento, es decir, el 19 de abril del 2008, las medidas de seguridad de nivel básico debían implantarse antes del 19 de abril del 2009, las medidas de seguridad del nivel medio antes del 19 de octubre del 2009, y las de nivel alto deberán implantarse antes del 19 de abril de 2010. Y si los ficheros no automatizados se han creado con posterioridad al 19 de abril del 2008, deberán tener implantadas las medidas de seguridad desde el momento de su creación.