LOPD y sanciones en el año 2009

13 enero 2010

Con el final de año, hemos visto infinidad de resúmenes con lo mejor y peor del año, o con listas de las mejores máquinas de fotos o de cualquier otro dispositivo.

Con un poco de retraso, pero hoy he leído en el blog de Samuel Parra, la lista de las empresas sancionadas por vulnerar la Ley Orgánica de Protección de Datos personales. Nunca antes se me había ocurrido echar la vista atrás respecto a este tema y ver quiénes están en la misma.

Puesto a pedir deseos para el año nuevo, que no aparezcamos en la misma y vosotros tampoco.


Digitalización de facturas de Cooperativa de Hostelería de Navarra

5 enero 2010

A lo largo de 2009 Gureak marketing ha realizado la digitalización las facturas de entrega de género a los clientes de Cooperativa de Hostelería de Navarra.

Además de externalizar la impresion de  facturas y el ensobrado de las mismas, que se envían por Correos a los clientes, desde el último año, se añade también la digitalización de las facturas de entrega del género con la firma de los receptores de la mercancía.

Para Txomin Alkorta, con este nuevo servicio de gestion documental, Cooperativa de Hostelería de Navarra, ha ganado en calidad de servicio a sus clientes, porque puede comprobar online si los albaranes de entrega han sido firmados en destino, en caso de que haya alguna incidencia.

Además, la gestión de cobros se agiliza al poder demostrar a sus clientes, al instante, que la mercancía ha sido recepcionada y firmada en destino.

La satisfacción del producto entregado al cliente le ha llevado a digitalizar, además de las facturas de Cooperativa de Hostelería de Navarra, las de las otras dos empresas del Grupo, Hostelería Alavesa e Igara Hostelería.


¿Muerte por celulosa? Escanea los documentos

19 diciembre 2009

Hoy os propongo la visualización de unos vídeos que abordan, de manera simpática o diferente, uno de esos males que supuestamente sufren las organizaciones.

Es  un vídeo promocional de la empresa Quantyca.

Y este otro, en el que la banda sonora quiere representar el estado de muchos archiveros.

Y, por último, lo que dicen algunos que nos deparará el futuro.


Digitalización y gestión documental de expedientes de urbanismo en ayuntamientos II/II

17 noviembre 2009

En esta ocasión vamos a describir el proceso que se realiza en GUPOST Tratamiento Documental para la digitalización de los expedientes de urbanismo y su posterior gestión documental con la creación de una base de datos.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

PREVIO:

Antes de la realización de la oferta, personal de nuestra oficina técnica analiza el estado de la documentación a digitalizar y la tecnología idónea para realizar el trabajo.

Una vez confirmado el pedido por parte del cliente, se procede a la firma de un contrato de confidencialidad si no existe uno previo y al traslado, custodia e inventariado de la documentación que llega a nuestras instalaciones.

GRABACIÓN DE DATOS:portada BB.DD

Según Txomin Alkorta, después de identificar la documentación seleccionada previamente por el cliente, se graba en una base de datos, mediante unas normas que el cliente nos facilita, para pasar al proceso de digitalizacion.

DIGITALIZACIÓN:

De la digitalización de la documentación generamos dos tipos de imágenes:

Imagen de Preservación (Master):

  • Lo que denominamos la “Imagen de preservación” o “Master”, es una imagen en formato TIFF sin comprimir, de una alta calidad y un tamaño de archivo también grande. Como su nombre indica, su destino es tener una copia digital, lo más fiel posible del documento físico original.

Imagen de acceso:


Plan E y proyectos de gestión documental

14 noviembre 2009

 

Digitalización de documentos

Digitalización de documentos

Hace unos días que el Consejo de Ministros aprobó un Real Decreto de Ley por el que se crea el Fondo Estatal para el empleo y la sostenibilidad local, que se enmarca dentro del conjunto de medidas del Gobierno Español dirigidas a impulsar la recuperación económica y la creación de empleo, así como para encauzar el modelo económico español hacia un patrón de mayor sostenibilidad.

Con esta entrada lo que queremos destacar es la posibilidad que tienen los Ayuntamientos, Mancomunidades o agrupaciones de Ayuntamientos de presentar acciones destinadas a la modernización de la Administración municipal mediante el establecimiento de procesos de gestión documental, digitalizacion y acceso a redes de comunicación de alta velocidad, fijas y móviles, tal y como se refleja en el Anexo I, punto n, del Boletín Oficial de Estado del 3 de noviembre.

Es importante para Txomin Alkorta que la Federación Española de Municipios y Provincias, se ha elaborado una guía que permite obtener, de una manera rápida y eficaz, la información relativa a la aplicación de estos fondos. En uno de sus documentos, Guía de ejemplos, en su página número 9, se indica que el digitalizar de toda la documentación que actualmente está en soporte papel y que sea necesaria para los trámites electrónicos entre Administraciones o entre éstas y los ciudadanos es una iniciativa financiable por esta Plan.

Por ello, os animamos y nos ponemos a vuestra disposición para definir acciones de digitalización de Registros Civiles, Padrones, expedientes de Urbanismo y otro tipo de documentación.


Digitalización y gestión documental de expedientes de urbanismo en ayuntamientos I/II

13 noviembre 2009

Esta primera entrega sobre la digitalización de expedientes de urbanismo para los ayuntamientos pretende aclarar cuáles son los objetivos y los beneficios que tiene esta digitalizacion.

Digitalización de Planos y Digitalización de Documentos

Ofrece la posibilidad de digitalizar planos hasta DIN A0

Durante años, los ayuntamientos han gestionado el Plan General de Ordenación Urbana (PGOU) de sus municipios, a medida que nuestras ciudades y pueblos han ido aumentando su población. Este hecho ha derivado en la tramitación de gran cantidad de expedientes y documentos de distinta índole, para poder acometer estas actuaciones ajustándose en cada momento a lo exigido por la ley.
Con los expedientes de urbanismo, se puede revisar la información de las obras y construcciones realizadas por los diferentes organismos responsables de éstas, como son los Ayuntamientos, las Diputaciones o los Gobiernos Autonómicos.

Objetivos y solución aportada por GUPOST Organizacion de archivos y Gestion documental:

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Destrucción certificada III/III

30 octubre 2009

Para finalizar estas tres entregas de la Destruccion de documentos vamos a explicar cómo se realizan los grandes expurgos y las destrucciones puntuales:

Al igual que en las destrucciones periódicas, hay que realizar un presupuesto sobre el trabajo a realizar y firmar un contrato de confidencialidad entre las partes si no existe uno anterior.

En las instalaciones del cliente:

Se recoge la documentación a destruir y se deposita en cajas o contenedores especiales. Se cuenta con tantos operarios como sea necesario para realizar los manipulados, que estarán debidamente identificados.

El transporte:

Se realiza en transporte propio o se  contrata un transporte externo si las cantidades a trasladar así lo exijen.

El vehículo no realiza ninguna parada intermedia entre las instalaciones del cliente y las de Gestion  Documental, teniendo en todo momento sus puertas bloqueadas, para que no se pueda tener acceso desde el exterior.

En las instalaciones :

La documentación se deposita en el recinto de acceso restringido para tenerla continuamente bajo control y se destruye directamente con la trituradora con un nivel 3 de destrucción.

Gestor de residuos autorizado:

Al igual que en las destrucciones periódicas los fardos con el material destruido se entregan a un Gestor de Residuos Autorizado.

Emisión de certificado:

Como cada vez que se realiza un trabajo, desde Tratamiento Documental se emite un certificado donde se plasman todos los datos referentes a la destrucción realizada.

Destrucción de documentos

Destrucción de documentos

EN RESUMEN:

OBJETIVO DE LOS PROYECTOS DE DESTRUCCIÓN DOCUMENTAL

El problema inicial:

Se necesita hacer una destrucción de documentación confidencial, que asegure en todo momento cumplir con la LOPD.

La solución aportada por Tratamiento Documental:

Se depositan en las instalaciones del cliente contenedores cerrados con llave, con una pequeña ranura en la parte superior para depositar la documentación en su interior.

Segun Txomin Alkorta el Tratamiento Documental reemplaza los contenedores periódicamente y los traslada en transporte propio sin paradas intermedias, hasta sus instalaciones con acceso restringido.

El proceso de destrucción se realiza en una máquina trituradora con un Nivel de Destrucción 3 (utilizado por entidades bancarias).

Una vez desmaterializados los documentos se envían a un gestor autorizado de residuos y se le emite al cliente un certificado de destrucción de su documentación.