Digitalización Certificada de Facturas

8 marzo 2012

Uno de los valores que podemos aportar a las empresas con nuestros servicios de digitalizacion y grabación de datos es reducir el espacio ocupado por tantos y tantos papeles como abundan por mesas, armarios y salas que bien podrían ser utilizados para otros menesteres más provechosos o para reducir las facturas de alquiler de espacios.

Para Txomin Alkorta uno de los tipos documentales que más abundan en algunos sectores industriales son las facturas de proveedor. Miles de facturas, de una o varias hojas, que hay que archivar y gestionar durante cinco años.

Desde abril de 2007, tras la publicación de la orden EHA/962/2007, Desarrollo reglamentario de la e-factura, la Administración Española a través de la Agencia Tributaria desarrollan cómo debe ser el proceso de digitalización de facturas en papel para que las imágenes digitales sean consideradas como originales y, de esta manera, las que están en papel puedan ser destruidas.

De esta manera, las empresas se lo plantean, empresa de limpieza, empresa de productos de limpieza, empresa de sillones relax, empresa de sepiolita, empresa de papel higienicos, empresas de sillones de masaje, empresas de buzoneo…. pueden reducir el espacio ocupado por las mismas, además de disminuir el número de fotocopias, el tiempo pasado en su confirmación, etc. ya que una vez digitalizada los procesos internos pueden optimizarse y acelerarse.

Una de los elementos claves para digitalizar certificadamente facturas es utilizar uno de los programas homologados por la propia Agencia Tributaria. Acceso al listado actualizado.

Gupost Gestion  Documental ofrece este servicio a sus clientes ya que ha llegado a acuerdos con varias de las empresas homologadas. Si queréis ahondar un poco más en este tema, en este enlace tenéis más infomación


La Gestión Documental ¡esa gran desconocida!

11 marzo 2011

Hace unas semanas que la Dirección General de Política de la PYME (DGPYME) y Fundetec presentaron el “Informe ePyme 2010“.

Informe ePYME 2010

Informe ePYME 2010

Cuando lo leí, me surgió una curiosidad sobre qué batería de preguntas se habrían utilizado para confeccionar este trabajo y, buscando, localicé una serie de cuestionarios en internet que, si no estoy equivocado, han podido servir con toma de datos para llegar a las conclusiones de este informe.

Mi sorpresa ha sido comprobar que en su pregunta “C.1  ¿ Qué tipo de aplicaciones informáticas de GESTION GENERAL DEL NEGOCIO tiene instaladas en sus ordenadores?” aparece una lista de 11 opciones (Ofimática, contabilidad,  escanear,  facturación ERP, etc.) y no hacen mención a la gestion documental.

Digo sorpresa, pero es una exageración; lo que ha sido es una nueva evidencia que confirma nuestra experiencia diaria de que este dominio de aplicaciones informáticas y de procesos operativos de gestión siguen siendo desconocidos para la mayoría de nuestras pequeñas y medianas empresas, incluso, para los que preparan las encuestas.

Ésto confirma que debemos seguir “evangelizando” con más ímpetu y ganas para ayudar en la mejora de la gestión de las Pymes.

Ejemplo de cuestionario: fundetec_tic_2010


Agència de Protecció de la Salut

13 mayo 2010

Hace unos días que la delegación de Gupost en Badalona hizo entrega de las imágenes digitales relativas a la documentación técnica y de analíticas de la red de suministro de agua del Servei Regional a Barcelona de la Agència de Protección de la Salut.

Este archivo compuesto por unas 280 cajas, se encontraba hecho el expurgo y ordenado y estaba compuesto por distintos tipos de documentos (analíticas, informes, planos, etc.).

El objetivo de la Agència con la digitalizacion de la documentación es hacer que la consulta de la misma sea mucho más eficiente, organizándola de un modo idéntico al del archivo en papel y facilitándo una copia a los agentes de campo para que lo tengan en sus dispositivos móviles.

Nuestro servicio ha consitido en:

  • Traslado del equipamiento a las oficinas del Servei Regional a Barcelona.
  • Selección organizacion de archivos y manipulados de la documentación a digitalizar.
  • Eliminación de clips, grapas y otros elementos.
  • Escaneado en automático a doble cara.
  • Generación de archivos en formato PDF/A-1 con reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
  • Nombrado y archivado según la estructura de Municipios, Redes y Tipo de documento.
  • Revisión y corrección de defectos.
  • Grabación de soporte magnético.

Según Txomin Alkorta, tras el éxito de este trabajo, hemos comenzado con la digitalización de idéntico  archivo en Igualada.


Finalizado el plazo de implantación de medidas de la LOPD

8 mayo 2010

Ya han pasado dos años desde la entrada en vigor el 19 de abril de 2008 del Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos personales (LOPD) que establecía una serie de plazos para la implantación de medidas de seguridad sobre los archivos y la organización de archivos y los manipulados de los mismos.

Para Txomin Alkorta en estos dos años han ido cumpliéndose distintos plazos según el nivel de seguridad de los datos y si éstos estaban automatizados o no, por ejemplo, los archivos en papel. El 19 de abril del 2010 debían estar en vigor todas las medidas, ¿Cómo está su empresa? ¿Ha llegado a tiempo?

Control de llaves

Si tiene archivos en papel con datos personales sepa que:

  • debe disponer de mecanismos que obstaculicen la apertura de los dispositivos de almacenamiento (armarios, archivadores, etc.) que los guardan.
  • si la documentación es de nivel alto, los armarios, archivadores u otros elementos en los que se almacenan los documentos deben encontrarse en áreas en las que el acceso esté protegido con puertas de acceso dotadas de sistemas de apertura mediante llave u otro dispositivo equivalente.

Un dispositivo sencillo de implantar en cualquier empresa es un armario de control de llaves, que controla y lleva registro los accesos a las mismas, y gestiona los permisos de acceso según claves asignadas a las personas.


Outsourcing de procesos administrativos

28 abril 2010

Durante estos últimos meses, hemos escrito una serie de artículos explicando los distintos servicios que desarrollamos en el área de outsourcing de procesos administrativos y, en éste, quiero recapitular y focalizar la atención en este servicio integral.

Para Txomin Alkorta, nuestra misión consiste en prestar servicios administrativos auxiliares para reducir el tiempo dedicado por los empleados cualificados de las Administraciones y Empresas en tareas de poco valor añadido; servicios que tengan que ver con la gestión documental y de los datos administrativos. Así

  • Colaboramos en la redefinición y optimización de sus procesos administrativos documentales.
  • Somos su proveedor de logística documental (valijas, reparto, etc.).
  • Gestionamos sus archivos y realizamos la custodia, facilitándole, entre otras cosas, el cumplimiento de las medidas de seguridad exigidas por el  Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (LOPD).
  • Digitalización de  documentos en papel.
  • capturamos la información contenida en documentos, digitales y en papel, integrándola en su sistema de información.
  • Contactamos con sus clientes y proveedores para resolver incidencias, solicitud de datos, etc.
  • Gestionamos sus residuos en papel, los destruimos certificadamente( realizamos el expurgo) y los reciclamos.

Desde 1989 desarrollamos estos servicios para nuestros clientes aportándoles beneficios tangibles.

Si

  • su mesa y la de sus colaboradores están llenas de papeles amontonándose cada día;
  • pasa más tiempo buscando papeles o datos que innovando y creando valor para su empresa;
  • gestionar una factura o un contrato o una póliza se hace interminable;
  • tiene miedo de que puedan sancionarle por incumplimiento de la LOPD;

estamos seguros de poder ayudarle, no lo dude y póngase en contacto.


Custodia y digitalización de Historias Clínicas

28 abril 2010

Este mes de abril Gupost ha firmado un contrato con la Clínica Indautxu de Bilbao por el que nos  encargarmos de la custodia y digitalizacion de más de 25.000 historias clínicas y cerca de 350.000 documentos de este centro médico.

Nuestra oferta de servicios consiste en:

  • Análisis documental y gestion del archivo de historias y definición de los criterios de selección y ordenación.
  • Traslado del fondo documental en papel a nuestro archivo de custodia.
  • Generar el inventario informatizado de las historias clínicas.
  • Preparación de la documentación realizando manipulados, eliminando clips, grapas y otros elementos.
  • Escanear y generación de documentos digitales en formato PDF/A-1 con reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
  • Encriptación de los archivos digitales.
  • Integración en su sistema de gestión, basado en la solución Exact Synergy.
  • Archivado y custodia en nuestras instalaciones con las más avanzadas medidas de seguridad y cumplimiento de la LOPD.
  • Gestión de consultas e incidencias durante el proceso de digitalización.

Según Txomin Alkorta, la Clínica Indautxu es un centro médico pionero en la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación en todos sus procesos de gestión y la digitalización de su archivo histórico es un paso más en la línea que han emprendido hacia la desmaterialización de los procesos.


SPRI destinará en 2010 más de 5,8 millones de euros en ayudas a las empresas para la incorporación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs)

21 enero 2010

Según Txomin Alkorta, desde el 1 de enero de 2010 las empresas vascas ya pueden presentar a través de Internet solicitudes para acogerse a los programas de ayudas para la incorporación de TICs. Estos programas están destinados a:

  • PYMES (Hobeki Digitala): ERPs, CRMs, Intranets, Extranets, Wikis Corporativos, etc.
  • Asociaciones empresariales (KZ Lankidetza): Servicios en Internet, Aplicaciones de gestión en SL, etc.
  • Autónomos y Micropymes (Mikroenpresa Digitala): Adquisición de Pcs, conectividad y antivirus.

El programa Hobeki Digitala tiene entre sus hechos subvencionables:

Ejecución de los Planes de Implantación de las TICs que tiendan a digitalizar los procesos de negocio de la empresa y que estén relacionados con: temas de negocio electrónico, Marketing  Directo electrónico, implantación de sistemas de gestión de compras y ventas de productos de forma electrónica, diseño e implantación de la intranet y/o extranet de la empresa, diseño e implantación de la web de la empresa, siempre que ésta incorpore elementos de interactividad/transaccionalidad, implantación de sistemas de comunicación interna basados en herramientas tipo wiki, implantación de sistemas de seguridad de la información, etc.

Entendemos que, entre otros, los proyectos de incoporación de sistemas de digitalización certificada de facturas de proveedor pueden ser subvencionables con este programa de ayudas.