En busca de una Gestión Documental Inteligente

Gestión documentalLa gestión documental es tan antigua como la vida misma, desde que se comenzó a escribir y guardar lo que se escribía, se observó que había que buscar métodos para lograr ordenar toda la documentación de una manera lógica para su posterior localización.

Pero se llegó más allá, ya que con la informática y las nuevas tecnologías de la información, toda esa información que se encontraba en naves llenas de libros donde había que andar mucha distancia para encontrar un libro, y perder tiempo en su búsqueda, ya ha pasado a la historia en muchos lugares.

Ahora todo está en manos de la digitalización de archivos, ya que todo este volumen pasa a poder concentrarse en una pequeña caja que se puede conectar a un ordenador y donde se almacena toda esta información.

Pero también es necesario nombrar toda esa información y elegir un buen software de gestión documental para el manejo de toda la información almacenada dentro de esa pequeña caja.

Este software de gestión documental es una aplicación informática, la cual está diseñada para el tratamiento, la gestión, conservación y publicación de los documentos digitalizados o que ya se encuentren en formato digital. Se puede llamar de otras maneras como ERP, CRM, CMS, depende de las características, pero normalmente en las empresas se trabajan con imágenes, vídeos, planos, etc

El poder tener toda la documentación de una biblioteca o de una empresa toda ella digitalizada, agiliza mucho los procedimientos o las búsquedas, siendo mucho más eficientes y pudiendo dedicar más recursos a la gestión de otros procesos dentro del departamento al que se pertenece.

Para Txomin Alkorta toda empresa, bien sea grande, pequeña o mediana, disponer de un programa de gestión documental, que puede estar integrado en otro programa mayor, que tiene mayor capacidad en la gestión, es vital. Poder disponer de toda la información ordenada, y estructurada para poder acceder a ella en un momento determinado es primordial.

La toma de decisiones necesita variables que se encuentran en este tipo de programas, donde se almacenan gran cantidad de datos, y con ellos es más fácil la toma de decisiones.

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