¿Se ha dejado de digitalizar de golpe?

17 octubre 2014

digitalizaciónSi es cierto que de una fecha a esta parte se ha dejado de digitalizar documentación histórica, documentación de archivos, planos…Parace que la digitalización ha pasado a un segundo plano justo cuando se empezó a destapar toda la crisis.

La digitalización de los documentos es una parte fundamental tanto para las empresas como para la conservación del patrimonio histórico. Es necesario continuar con la digitalización para la obtención de beneficios a la larga, ya que ene estos momentos supone una inversión para poderla disfrutar en el momento que estén digitalizados los planos o que se encuentren los archivos digitalizados.

La digitalización en la administración hace tiempo que funciona donde todos los documentos ya están directamente digitalizados. Estos documentos ya se pueden encontrar a click de ratón, pudiéndolos imprimir en caso de necesidad. Ya en algunas administraciones no es necesario hacer un recurso, rellenando una hoja para que algún empleado de la administración acudiera a algún almacén a buscarlo.

El ahorro de tiempo y dinero en la administración, como en las empresas es algo que no se puede olvidar, al igual que el gasto de recursos para localizar todos los documentos que se encuentran en papel.

En los mismos hospitales la documentación actual ya se encuentra alojada en bases de datos enormes, donde ya las radiografías aparecen digitalizadas al momento, sin tener que sacar placas que tan contaminantes son. El médico recibe al momento la radiografía para poderla ver desde la pantalla de su ordenador.

Es cierto que se pierden muchos empleos a la hora de tener todo digitalizado, ya que la empresa que realizaba el material para las placas de hospitales por poner un ejemplo tiene que cerrar o dedicarse a otra cosa, no pudiendo mantener a su personal. Y el papel que se deja de gastar a la hora de realizar los informes a mano como se hacía antes, ni los grandes espacios que se dedicaban para el almacenaje de la documentación clínica.

Para Txomin Alkorta la evolución de la tecnología hace que pequeñas empresas tengan que reaccionar de una manera rápida para cambiar su negocio y adaptarse a los nuevos tiempos, ya que los nuevos tiempos coinciden en la eliminación del papel para almacenar los datos en tremendas bases de datos.


Una digitalización de planos inteligente

15 octubre 2014

planosEn muchas ciudades se comenzó con la digitalización de los planos de arquitectura de algunos municipio, ya que se quedaban si espacio para el almacenamiento de los mismos por los grandes volúmenes de ellos que había, al igual que ocurren en muchas de las empresas que tienen que tratar con planos.

Los planos se pueden digitalizar en diferentes formatos dependiendo para que se utilice el plano. La en las empresas de digitalización se digitalizan en formato TIFF, ya que es el que se va a utilizar como copia de seguridad y se va a guardar en uno o varios discos duros en un lugar seguro. Y de ese mismo disco duro se harán copias en .jpg o en .pdf para poder trabajar con ellos, y poder hacer las consultas más rápidamente, ya que estos planos pesan mucho menos que los formatos TIFF y es más fácil abrirlos.

En municipios donde se desarrolla esta actividad de digitalización de planos al igual que en las empresas donde todos estos planos se amontonan, hay un antes y un después, una antes con salas enteras llenas de planos, y un después donde todo queda libre y se pueden utilizar esas salas para despachos o como salas de descanso para el personal de la empresa.

Los planos en papel se ha convertido en un auténtico problema que tiene visos de ir solucionándose poco a poco y todo ese papel poder eliminarlo en el momento que los planos han pasado a ser digitalizados en discos duros donde son implementados en un ERP para poder consultarlos en formato pdf que se abre a gran velocidad y desde el ordenador, pudiendo abrir varios de ellos a la vez.

Pero no solo planos se puede digitalizar con estos escáneres de planos, también carteles de grandes dimensiones, carteles de películas históricas o de anuncios antiguos que se conservaban entre carpetas cogiendo polvo y con mucho cuidado que nadie los sacara para evitar que se rompieran. Con la digitalización este problema queda resuelto.

Ya que con la digitalización de planos o con la digitalización de carteles, se puede consultar todo este tipo de material bastante delicado sin que nada se rompa, extravíe o se pierda. Todo queda dentro de una base de datos en un disco duro que se puede consultar desde un ordenador con todas las garantías. Para Txomin Alkorta es fundamental tener todo el material bajo copias de seguridad para evitar riesgos de perder información. Muchas bibliotecas exigen dos copias de seguridad. Una copia para trabajo diario, y la otra copia para volcarla en el servidor y guardarla.


En busca de una Gestión Documental Inteligente

10 octubre 2014

Gestión documentalLa gestión documental es tan antigua como la vida misma, desde que se comenzó a escribir y guardar lo que se escribía, se observó que había que buscar métodos para lograr ordenar toda la documentación de una manera lógica para su posterior localización.

Pero se llegó más allá, ya que con la informática y las nuevas tecnologías de la información, toda esa información que se encontraba en naves llenas de libros donde había que andar mucha distancia para encontrar un libro, y perder tiempo en su búsqueda, ya ha pasado a la historia en muchos lugares.

Ahora todo está en manos de la digitalización de archivos, ya que todo este volumen pasa a poder concentrarse en una pequeña caja que se puede conectar a un ordenador y donde se almacena toda esta información.

Pero también es necesario nombrar toda esa información y elegir un buen software de gestión documental para el manejo de toda la información almacenada dentro de esa pequeña caja.

Este software de gestión documental es una aplicación informática, la cual está diseñada para el tratamiento, la gestión, conservación y publicación de los documentos digitalizados o que ya se encuentren en formato digital. Se puede llamar de otras maneras como ERP, CRM, CMS, depende de las características, pero normalmente en las empresas se trabajan con imágenes, vídeos, planos, etc

El poder tener toda la documentación de una biblioteca o de una empresa toda ella digitalizada, agiliza mucho los procedimientos o las búsquedas, siendo mucho más eficientes y pudiendo dedicar más recursos a la gestión de otros procesos dentro del departamento al que se pertenece.

Para Txomin Alkorta toda empresa, bien sea grande, pequeña o mediana, disponer de un programa de gestión documental, que puede estar integrado en otro programa mayor, que tiene mayor capacidad en la gestión, es vital. Poder disponer de toda la información ordenada, y estructurada para poder acceder a ella en un momento determinado es primordial.

La toma de decisiones necesita variables que se encuentran en este tipo de programas, donde se almacenan gran cantidad de datos, y con ellos es más fácil la toma de decisiones.


Digitalización de planos de una empresa

6 octubre 2014

013-digitalizacion-planosLas empresas desde hace unos años consideran a la digitalización de Planos como la forma más sencilla, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de planos, ya que se encuentran en formatos digitales, bien sean en .TIFF, en JPG, PDF o en otro formato comprimido que se pueda visualizar con un programa desde un ordenador

Las empresas, ayuntamientos, instituciones, siempre mantienen la misma problemática, y  es el acumulamiento de planos que a veces son inmanejables al momento de realizar su búsqueda, ya que siempre se encuentran en otro edificio, en un sótano o en una lugar alejado de donde nos encontramos.

Es necesario tener en cuenta a la hora de la digitalización de planos, tener presente que todo lo que supone el proceso son beneficios para la empresa, la reducción de costos por la búsqueda del material, reducción del espacio de almacenaje, ya que se puede eliminar todos los planos digitalizados, y la reducción por la perdida de los planos en un incendio.

Las imágenes en un ordenador o en un sistema de almacenamiento, no pierden nitidez a diferencia de los planos en papel, ni se deterioran con el paso del tiempo. Es un sistema ideal para una consulta constante y una rápida búsqueda a la vez.

Se puede digitalizar planos  en formatos como .jpg, en .tiff, en .pdf ya que son los formatos más fáciles de visualizar y de almacenar por el poco peso que poseen. Aunque todo depende de la calidad de los formatos.