Los riesgos de la gestión documental

La gestión documental es una de las áreas más importantes y tremendamente exigentes en todo tipo de empresas. Gestionar los documentos es una actuación compleja conforme la empresa va creciendo y generando cada vez más papel.

Es importante en cualquier empresa una buena gestión que permita tener el acceso a la información más sensible y cuestionable, en la menor cantidad de tiempo posible. En muchas ocasiones se realiza externalizando la gestión del papel, provocando así un ahorro de costes, mejoras en los procesos de trabajo…

Son muchas las ventajas de las que puede gozar una empresa con un buen sistema de gestión documental, realizado por una empresa especializada en la gestión documental.

Según Txomin Alkorta una gestión documental buena, no consiste solo en recibir el papel de una empresa y realizar la digitalización correspondiente, metiéndola en discos duros y enviándola al cliente.

Una gestión documental correcta, vendría definida por los siguientes pasos.

Digitalización de los documentos: Una digitalización en jpg, Tiff, pdf o un formato con el cual el cliente se encuentre conforme. Donde pueda acceder rápidamente a la documentación.

Integrarlos en el sistema de Gestión: cada empresa puede disponer de diferentes modelos de programas para la gestión. Cada empresa es diferente, pero es importante saber adjuntarlos dependiendo que tipo de documento sea, con una nomeclatura característica de la empresa, que las personas la entiendan y el sistema de gestión las almacenes  correctamente.

La catalogación de las facturas, contratos, pedidos, nóminas, albaranes…todo tiene que quedar correctamente gestionado y almacenado, con sus respectivas copias de seguridad.

Teniendo todo integrado en un gestor documental, nos ahorraremos tener documentos duplicados, y un punto de encuentro de los documentos.

En ocasiones todos los papeles entren por una única entrada que logra hace que todo el papel quede digitalizado y organizado, para que los departamentos puedan acceder a el. En otras ocasiones cada departamento es independiente para recibir los papeles y poder integrarlos en el sistema de gestión documental.

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