Digitalización de documentos de un archivo

Cuando se realiza un proceso de digitalización de un archivo de documentos es muy importante tener muy presente que es lo que hay que hacer en este proceso de digitalización y en el presupuesto plasmarlo muy claramente para no tener lugar a errores, puesto que los malos entendidos están a la orden del día.

Desde la recepción de los documentos, donde se guardan en el almacén de custodia, donde se encuentran protegidos por medidas de seguridad para que no les ocurran nada.

La organización de los mismos y gestion documental de los mismos comprobando que se reciben los ejemplares que nos han pasado en el albarán de entrega. Este paso es muy importante para eliminar cualquier riesgo de que alguno no nos lo haya pasado el cliente y de esta manera eliminar cualquier duda.

Para Txomin Alkorta es necesario realizar una destrucción de documentos en los expedientes del archivo, puesto que normalmente es en la oferta aceptada por el cliente se marcan los que serán digitalizados y que documentos pasan a proceso de expurgo.

Una vez ordenados, y tratados los expedientes se pasa al proceso de la digitalizacion de documentos, donde las condiciones tienen que quedar muy claras por parte de la empresa que quiere hacer la digitalización, ya pueden ser en pdf, jpg o tiff, siempre se tiende ha realizar una digitalización en pdfs, aunque en algunos archivos también solicitan jpgs de alta calidad.

Las imágenes se guardan en los formatos que solicita el cliente, bien en DVDs o bien en discos duros, donde aconsejamos entregar dos copias de seguridad más el volcado que se realice en el servidor del cliente.

En ocasiones se pide la custodia de documentos puesto que es mejor que esté bien custodiada en un lugar donde tengan todas las condiciones de conservación, una temperatura constante, antiincendios, antihumedad, alarma de seguridad…donde se pueda garantizar la entrega del expediente en plazo de un día.

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