Digitalización de negativos, método casero

26 febrero 2013

Son muchos los que tenemos guardados negativos antiguos que queremos convertir en fotos, y en muchos casos en vez de enviarlos a una tienda los intentamos hacer nosotros.

Algunos escáneres de mesa disponen de un adaptadote de transparencias, con el que se pueden utilizar pequeñas luces LED.  Es un método costoso después del escáner profesional de negativos.

La digitalizacion de negativos, terminará con un programa que disponga de edición de imágenes para invertir los colores. Y eliminar pequeños restos que pueden quedar en el negativo por el tiempo que ha pasado.

Para Txomin Alkorta con este método lo podemos digitalizar, pero siempre es imprescindible hacer pruebas y que los negativos no estén tocando el cristal, puesto que se verían negros, pensamos que sería bueno utilizar una cartulina doble, e introducir el negativo entre la cartulina.

Todo proceso de digitalización es preferible hacerlos con medios profesionales, puesto que son imágenes que van a perdurar o por lo menos se hace con ese fin.


Digitalización de archivos históricos del Colegio de Practicantes de Almería

25 febrero 2013

Se ha realizado la entrega del trabajo de digitalizacion de documentos históricos del Colegio de practicantes de Almería que se ha realizado a través de la Hemeroteca Provincial.

Se ha producido la digitalización de los números de la revista desde 1919 hasta 1936, realizándose en formato PDF, haciendo de esta manera que los ejemplares puedan llegar a toda la población, sin necesidad de poner en riesgo los ejemplares en papel.

Para Txomin Alkorta de esta manera los ejemplares pasan a formar parte de la Hemeroteca digital y podrán ser consultados a través de Internet. Esta digitalización y gestion documental es importante pues ejemplares que se pueden destruir por el constante contacto, puedan ser revisados en el ordenador, ya que forman parte de la historia que hay que preservar.

Esta digitalización de documentos lo ha realizado la empresa Digiteca que ha transformado en soporte digital 2.684 páginas. Estos trabajos de digitalización y custodia de archivos, son fundamentales para poder estudiar nuestro pasado y construir nuestro futuro.

También se realiza esta labor de digitalización de documentación y digitalización de archivos para ayuntamientos, empresas e instituciones que quieren preservar su historia, al igual que la digitalización de las facturas, o digitalización de negativos. LLevamos muchos años realizando este tipo de trabajo para muchas empresas, bibliotecas, centros culturales, museos, centros privados y públicos….


La gestión global de la documentación

20 febrero 2013

Hay empresas que prefieren realizar un proceso de externalización se le denomina BPO (Business Process Outsourcing), donde en todo el ciclo de vida de la documentación, desde de su creación hasta su destrucción de documentos, pasando por la clasificación, la digitalizacion de documentos, la custodia de documentos física y la consulta, nos sirve como sólida base a la implantación y desarrollo de todos los procesos empresariales de gestión.

Este tipo de empresas han desarrollado una tecnología propia orientada al negocio de la administración física y electrónica, integrando cada etapa de los documentos en una única plataforma tecnológica, reduciendo costes y unificando criterios documentales.

Los servicios que se pueden obtener son los siguientes: Consultoría , archivística/documental, gestión integral de archivos, custodia de fondos documentales, digitalización y Hosting de documentos digitales, destrucción de documentos Certificada.

Según Txomin Alkorta la gestion documental  es una práctica común a todos los sectores, si bien la definición de procesos es especializada no sólo en cada uno de los sectores, si no en cada uno de los diferentes departamentos implicados en los procesos.

Existe situación económica muy complicada por lo tanto estas empresas que realizan una gestión global de la documentación tienen que adaptarse a un mercado muy cambiante y con pocos recursos en estos momentos.

Gureak Marketing ofrece servicios de externalización de todos sus procesos, de digitalización, consultoria, gestión documental, custodia y de destrucción documental. Encontrará los mejores profesionales a precios competitivos.


Digitalización de documentos, las ventajas

19 febrero 2013

Cada vez más la tecnología desempeña un papel fundamental en la vida de todos, está llevando a las personas a alcanzar un gran desarrollo personal en todo el mundo, es por ello que es preciso coger el tren de este nuevo modelo.

Trabajar con los ordenadores, es cada vez más normal, donde todo viene registrado e informatizado, todo tiene un porqué y todo tiene que tener un orden y unos parámetros para que se puedan ver con los programas que utilizan las personas en sus casas.

Los documentos cada vez sufren más del uso que se les da, además cada vez estamos más acostumbrados a trabajar leyendo de un ordenador o de las tablet o los libros electrónicos.

Ya casi estamos acostumbrados a tener todo digitalizado, es por eso que la digitalización de documentos todavía es una labor que durará mucho tiempo, y más ahora que las administraciones se han quedado casi sin dinero.

Sabemos que todo lo que sea digitalizar tiene unos beneficios:

Para Txomin Alkorta hay que evitar la manipulación directa de los originales ya que de esta manera los tendremos en un disco duro.
Los libros digitales no se deterioran, no pierden nitidez, ni están expuestos a que se puedan deteriorar con el tiempo, en cualquier momento se pueden consultar, se ahorra tiempo para adquirir la información, la información puede ser actualizada en cualquier momento y es pueden introducir nuevas páginas en las carpetas digitalizadas, acceso a la información por una gran cantidad de usuarios, ya que no solamente una persona puede ver el libro digitalizado, si está en Internet, pueden acceder a él miles de personas.

El almacenamiento ocupa poco espacio, en comparación con lo que ocupa una estantería llena de libros, no hay extravío ni alteración de los documentos, ya que todo tiene un orden.

Todo son ventajas en la digitalizacion de documentos y en la custodia de documentos, puesto que no solo benefician a las instituciones, archivos y bibliotecas, sino a todas las personas que quieran consultar los documentos.


Digitalización de documentos de un archivo

18 febrero 2013

Cuando se realiza un proceso de digitalización de un archivo de documentos es muy importante tener muy presente que es lo que hay que hacer en este proceso de digitalización y en el presupuesto plasmarlo muy claramente para no tener lugar a errores, puesto que los malos entendidos están a la orden del día.

Desde la recepción de los documentos, donde se guardan en el almacén de custodia, donde se encuentran protegidos por medidas de seguridad para que no les ocurran nada.

La organización de los mismos y gestion documental de los mismos comprobando que se reciben los ejemplares que nos han pasado en el albarán de entrega. Este paso es muy importante para eliminar cualquier riesgo de que alguno no nos lo haya pasado el cliente y de esta manera eliminar cualquier duda.

Para Txomin Alkorta es necesario realizar una destrucción de documentos en los expedientes del archivo, puesto que normalmente es en la oferta aceptada por el cliente se marcan los que serán digitalizados y que documentos pasan a proceso de expurgo.

Una vez ordenados, y tratados los expedientes se pasa al proceso de la digitalizacion de documentos, donde las condiciones tienen que quedar muy claras por parte de la empresa que quiere hacer la digitalización, ya pueden ser en pdf, jpg o tiff, siempre se tiende ha realizar una digitalización en pdfs, aunque en algunos archivos también solicitan jpgs de alta calidad.

Las imágenes se guardan en los formatos que solicita el cliente, bien en DVDs o bien en discos duros, donde aconsejamos entregar dos copias de seguridad más el volcado que se realice en el servidor del cliente.

En ocasiones se pide la custodia de documentos puesto que es mejor que esté bien custodiada en un lugar donde tengan todas las condiciones de conservación, una temperatura constante, antiincendios, antihumedad, alarma de seguridad…donde se pueda garantizar la entrega del expediente en plazo de un día.


Digitalización de documentos en la administración

15 febrero 2013

Llevamos unos años esperando el gran día en el que las administraciones hagan algo con la gran cantidad de papeles que tienen guardados y posiblemente los puedan perder en una gran desgracia.

Son muchos los inconvenientes de tener toda la documentación en papel y no en formato digital. Pero hace unos años se podría haber afrontado este trabajo de una manera ordenada, pero con el poco dinero del que disponen las administraciones, esto se ha convertido en una misión más que imposible.

Las ventajas de la digitalización de documentos son innumerables siempre lo decimos, desde la facilidad y ahorro en la consulta de los mismos, puesto que no habría que ir a otro pabellón a recuperar la documentación sino que la tendríamos en un servidor.

No utilizaríamos papel, sino que tendríamos una empresa de custodia de documentos y se encargaría ella de tener todo bien organizado con expertos en gestión documental.

Para Txomin Alkorta la digitalización de un archivo provoca grandes cambios en las administraciones que así lo han hecho, con una mejora en el rendimiento de sus departamentos, puesto que la facilidad para recuperar los archivos e mejora de la información se coteja constantemente.

Al final lo que se busca es un ahorro de costes que es lo que se deduce de tener todo digitalizado y ordenado, bien guardado y conservado. A parte de también en muchos casos se hace una limpieza del archivo con la posterior destrucción de documentos.


Custodia de Archivos, un negocio en crecimiento

12 febrero 2013

La custodia de archivos, digitalizacion de documentos y destrucción de documentos es un negocio que cada vez tiende a ir a más. Muchas de ellas son internacionales que intentan conseguir buenos precios en el país donde se quieren instalar.

Estos servicios ayudan a la gestión efectiva de grandes volúmenes de documentos, además de ofrecer garantías en términos de seguridad y reducción de los costes en custodia, además de las medidas que tienen que tener para poder conservar el material.

No es lo mismo custodiar un material delicado en un almacén de una empresa sin costosos métodos de seguridad, que una empresa con los medios necesarios para que nada ocurra.

Somos conscientes de la falta de espacio en muchas empresas provoca que los gerentes quieran digitalizar todo lo que se pueda y el resto custodiarlo en un local acondicionado para ello, donde todo quede perfectamente guardado y protegido.

Para Txomin Alkorta es cierto que en el momento que se necesitan documentos tienen que ser digitalizados y enviados a la empresa que los precise, para su manipulación. La gestion documental de todos estos archivos, exige que profesionales sean los que se encarguen de manipular todo este material.

Es importante tener presente que una empresa que no cuide su material en condiciones de temperatura, humedad y espacio, pueden producirse eventualidades como un incendio o una inundación que provocaría en muchos casos, una catástrofe de dimensiones muy poco predecibles.

Por ello la custodia, digitalización y posterior destrucción de documentos  es sin duda una de las mejores inversiones que pueden realizar las empresas que disponen en sus almacenes grandes cantidades de documentos con muy pocas garantías de seguridad.