La LOPD y los archivos en papel

14 marzo 2012

A finales del año 2007 se aprobó el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (en adelante LOPD).

Entre sus novedades, el nuevo reglamente exige a las empresas incorporar medidas de seguridad a aplicar a los datos personales que se encuentran en formato papel. Se desarrollan básicamente en el título VIII, Capítulo IV.

Una primera conclusión es que todo documento en papel que contenga datos de personas debe estar archivado “bajo llave”, en su cajón o armario correspondiente. No vale eso de dejar los AZ encima de los armarios o en baldas sin elemento de cierre  o irse a casa con la bandeja o la mesa llena de papeles con datos de direcciones de personas u otrosarchivos datos más sensibles.

Y si los datos personales están considerados como de nivel alto, los archivadores, armarios y demás elementos de almacenamiento deben encontrarse en áreas en las que el acceso esté restringido con puertas de acceso dotadas de apertura mediante llave u otro sistema.

¡Qué es eso de imprimir, en la impresora del departamento, un listado lleno de datos personales y no estar al lado de la impresora mientras ésta escupe las hojas!Haciendo visibles sobres y folletos ¿Y eso de echar papeles con datos personales a esa papelera de reciclaje tan mona y moderna que nos han puesto? Incorrecto. O lo echamos a un contenedor cerrado o lo destruimos en una destructora de papel adecuada, realizando una destruccion de documentos.

Para Txomin Alkorta medidas y más medidas de seguridad que pueden llevar a una empresa a situaciones inasumibles o a incumplir con el reglamento.

Desde su aprobación estamos comprobando cómo Entidades Bancarias, Compañías de seguros, Administraciones Públicas y similares están “centralizando” los archivos en soporte papel que tienen diseminados por sucursales y oficinas para agruparlos en una o varias sedes de gestion de documentos de los mismos, acotando de esta manera las medidas de seguridad a implantar y profesionalizando las mismas.

Y si retiro la documentación de las oficinas, ¿cómo se trabaja cuando hay que hacer alguna consulta? Aquí entra la digitalizacion de documentos  y su integración en sistemas, más o menos sofisticados, de gestión documental o de expedientes.

Tratamiento Documental desarrolla una oferta integral de servicios para que sus clientes cumplan con la LOPD ya que podemos custodiar  su documentación, digitalizacion previa o bajo demanda, gestionar el préstamo de la documentación en papel y, finalmente, destruirla certificadamente, siendo rigurosos con las medidas de seguridad más exigentes y así evitar sanciones que pueden ascender hasta los 601.012,10 €, para las infracciones muy graves.

Y los plazos para ponerse al día comenzaron hacen meses y alguno ya ha pasado. Así, para los ficheros no

Espada de Damocles

Espada de Damocles

automatizados (en papel u otros soportes ) que ya existiesen a la entrada en vigor del reglamento, es decir, el 19 de abril del 2008, las medidas de seguridad de nivel básico debían implantarse antes del 19 de abril del 2009, las medidas de seguridad del nivel medio antes del 19 de octubre del 2009, y las de nivel alto deberán implantarse antes del 19 de abril de 2010. Y si los ficheros no automatizados se han creado con posterioridad al 19 de abril del 2008, deberán tener implantadas las medidas de seguridad desde el momento de su creación.


Digitalización Certificada de Facturas

8 marzo 2012

Uno de los valores que podemos aportar a las empresas con nuestros servicios de digitalizacion y grabación de datos es reducir el espacio ocupado por tantos y tantos papeles como abundan por mesas, armarios y salas que bien podrían ser utilizados para otros menesteres más provechosos o para reducir las facturas de alquiler de espacios.

Para Txomin Alkorta uno de los tipos documentales que más abundan en algunos sectores industriales son las facturas de proveedor. Miles de facturas, de una o varias hojas, que hay que archivar y gestionar durante cinco años.

Desde abril de 2007, tras la publicación de la orden EHA/962/2007, Desarrollo reglamentario de la e-factura, la Administración Española a través de la Agencia Tributaria desarrollan cómo debe ser el proceso de digitalización de facturas en papel para que las imágenes digitales sean consideradas como originales y, de esta manera, las que están en papel puedan ser destruidas.

De esta manera, las empresas se lo plantean, empresa de limpieza, empresa de productos de limpieza, empresa de sillones relax, empresa de sepiolita, empresa de papel higienicos, empresas de sillones de masaje, empresas de buzoneo…. pueden reducir el espacio ocupado por las mismas, además de disminuir el número de fotocopias, el tiempo pasado en su confirmación, etc. ya que una vez digitalizada los procesos internos pueden optimizarse y acelerarse.

Una de los elementos claves para digitalizar certificadamente facturas es utilizar uno de los programas homologados por la propia Agencia Tributaria. Acceso al listado actualizado.

Gupost Gestion  Documental ofrece este servicio a sus clientes ya que ha llegado a acuerdos con varias de las empresas homologadas. Si queréis ahondar un poco más en este tema, en este enlace tenéis más infomación


Nuevas empresas con la crisis

2 marzo 2012

Todas las semanas se construyen nuevas páginas web en internet con el fin de encontrar un pequeño hueco en el mercado y ofrecer un servicio.

Una de estas web que están surgiendo muy rápidamente debido a la necesidad de crear nuevos negocios y fomentar el autoempleo es MerkaOn.

Para Txomin Alkorta  posiblemente todas son iniciativas de gente joven y valiente que intentan darse a conocer, ya que la situación está difícil y han decidido afrontar esta situación como única manera de poder entrar en el mercado laboral.

Solicitan presupuestos de folletos, flyers, dipticos, tripticos y buzoneo de los mismos, intentando ajustar lo máximo posible el presupuesto.

Algunos de ellos aprovechan las ofertas de la imprenta online para hacerse con los descuentos que aparecen en ellas, de esta manera aprovechar el poco dinero del que disponen.

En estas web realizan ofertas de restaurantes, peluquerías, cortes de pelo, tratamientos de belleza, masajes, empresa de limpieza, venta de sillones relax, sillones de masaje, sillon de masaje, venta de productos de limpieza,venta de calendarios personalizados, venta de sepiolita, noches en hoteles en Guipuzcoa…intentando hacer que el pequeño comercio pueda hacerse con más clientes debido al descuento que esto supone para los clientes.

De esta manera todos ganan, los restaurantes por ejemplo, realizan un menu para mucha gente y lo tienen muy fácil para a la hora de servir a los comensales al igual que el cocinero. Y los clientes disponen de un menú de calidad por un precio asequible, todos salen ganando.

Son buenas estas iniciativas ya que lo que hacen es mover el mercado, hacen que las imprentas tengan trabajo, la gente joven pueda montar estos pequeños negocios y generen autoempleo, los pequeños comercios tengan un poco más de vida frente a las grandes empresas.