Digitalización y gestión documental de expedientes de urbanismo en ayuntamientos II/II

En esta ocasión vamos a describir el proceso que se realiza en GUPOST Tratamiento Documental para la digitalización de los expedientes de urbanismo y su posterior gestión documental con la creación de una base de datos.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

PREVIO:

Antes de la realización de la oferta, personal de nuestra oficina técnica analiza el estado de la documentación a digitalizar y la tecnología idónea para realizar el trabajo.

Una vez confirmado el pedido por parte del cliente, se procede a la firma de un contrato de confidencialidad si no existe uno previo y al traslado, custodia e inventariado de la documentación que llega a nuestras instalaciones.

GRABACIÓN DE DATOS:portada BB.DD

Según Txomin Alkorta, después de identificar la documentación seleccionada previamente por el cliente, se graba en una base de datos, mediante unas normas que el cliente nos facilita, para pasar al proceso de digitalizacion.

DIGITALIZACIÓN:

De la digitalización de la documentación generamos dos tipos de imágenes:

Imagen de Preservación (Master):

  • Lo que denominamos la “Imagen de preservación” o “Master”, es una imagen en formato TIFF sin comprimir, de una alta calidad y un tamaño de archivo también grande. Como su nombre indica, su destino es tener una copia digital, lo más fiel posible del documento físico original.

Imagen de acceso:

  • La “Imagen de acceso”, es una imagen derivada de la de conservación, en un formato y calidad distinta, más ligera, que ofrece al cliente varias utilidades:

– Revisar el producto más rápidamente al tener que abrir archivos menos pesados.

– Publicar estas imágenes, para que sus usuarios accedan más rápidamente.

– Indexación:

  • Con el fin de organizar y almacenar los ficheros digitales se utilizará una estructura de directorios y expedientes. Por cada documento agrupado se graba un registro vinculado al expediente directorio, con una estructura de niveles facilitada por el cliente.
  • Cada imagen se nombra correlativamente con el número de expediente con el que está relacionado.

– Almacenamiento:

  • En discos duros externos USB de gran capacidad, que permiten al cliente poder disponer de la información en cualquier puesto informático en caso de no volcar la información a un servidor central, o en DVD o CD si así lo requiere.

Al digitalizar los expedientes de urbanismo, la gestión interna de los ayuntamientos mejora considerablemente. Como cada proyecto tiene sus particularidades, desde GUPOST hacemos los proyectos adecuándonos a las necesidades de cada uno.  Como siempre, gestionamos nuestros proyectos de persona a persona.

2 respuestas a Digitalización y gestión documental de expedientes de urbanismo en ayuntamientos II/II

  1. Iñaki Gómez dice:

    Lo que no me queda claro es si al cliente le ofrecéis la bbdd también, supongo que sí. La pena es ofrecerle al cliente una bbdd que requiera de un software externo a vuestro servicio que es Access. Lo guay sería aplicar en el Plan de Mejora del Servicio la posibilidad de ofrecer la bbdd en una herramienta que no requiera de software comercial de externos.

    De todas formas, el flujo de trabajo me parece perfecto y es un gran servicio, enhorabuena.

    Mi humilde opinión claro está, que no soy quién para juzgar.

  2. donibaneko dice:

    Hola Iñaki,

    La mayor parte de nuestros clientes suelen disponer de aplicativos propios de gestión de expedientes, gestores documentales o herramientas informáticas diversas que ellos gestionan y mantienen o que servicios públicos como IZFE, EJIE, etc. les ofrecen.

    Por tanto, nosotros solemos enviarles datos en distintos formatos de intercambio que pactamos, algunos privativos (Access, Excel, etc.) y otros más abiertos, por ejemplo XML.

    Nos adecuamos a la realidad del cliente e intentamos no generarle perturbaciones a su día a día.

    Te agradecemos tu participación y esperamos tus comentarios.

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