Digitalización y gestión documental de expedientes de urbanismo en ayuntamientos I/II

Esta primera entrega sobre la digitalización de expedientes de urbanismo para los ayuntamientos pretende aclarar cuáles son los objetivos y los beneficios que tiene esta digitalizacion.

Digitalización de Planos y Digitalización de Documentos

Ofrece la posibilidad de digitalizar planos hasta DIN A0

Durante años, los ayuntamientos han gestionado el Plan General de Ordenación Urbana (PGOU) de sus municipios, a medida que nuestras ciudades y pueblos han ido aumentando su población. Este hecho ha derivado en la tramitación de gran cantidad de expedientes y documentos de distinta índole, para poder acometer estas actuaciones ajustándose en cada momento a lo exigido por la ley.
Con los expedientes de urbanismo, se puede revisar la información de las obras y construcciones realizadas por los diferentes organismos responsables de éstas, como son los Ayuntamientos, las Diputaciones o los Gobiernos Autonómicos.

Objetivos y solución aportada por GUPOST Organizacion de archivos y Gestion documental:

El problema inicial:
Se necesita atender las demandas y necesidades que genera la gestión de los Expedientes del Archivo de Planeamiento Urbanístico de diversos ayuntamientos, sobre Proyectos del Plan General Urbano para actuaciones urbanísticas.
También se pretende agilizar la búsqueda de información sobre convenios, expropiaciones, reparcelaciones, urbanizaciones, etc., para facilitar las consultas del personal del ayuntamiento.

Solución aportada:
La documentación se identifica y graba en una base de datos, ajustándose a las necesidades del cliente, para posteriormente digitalizarla y vincular las imágenes digitales de los expedientes, a la base de datos que realiza la búsqueda por expedientes, fechas, tipos de documentos, etc.

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS EXPEDIENTES DE URBANISMO:

Con la digitalizacion de los expedientes de urbanismo, se consigue principalmente agilizar el trabajo de consulta del personal de los organismos públicos donde se utilizan.
Al convertir esta documentación en imágenes digitales, ya no es necesario el contacto directo con ellos, ya que pueden ser consultados con todo detalle en la pantalla del ordenador. De esta forma, se evitan desplazamientos innecesarios a las dependencias donde se archiva dicha documentación.

Entre los documentos que se pueden escanear, encontramos:
– Documentación Administrativa:
Acuerdos, actas de ocupación, actas de pago, aprobaciones, sentencias, ordenanzas, boletines oficiales, etc.
Documentación Técnica:
Memorias y planos del proyecto, que pueden ser de particulares, del ayuntamiento o de otro organismo superior.

Para Txomin Alkorta este proceso de digitalización, permite al personal del ayuntamiento, realizar una gestión documental de manera ágil.
Las imágenes son de muy buena calidad, permitiendo hacer multitud de consultas en muy poco tiempo (búsquedas por expedientes, fechas, tipos de documentos u otras características especificadas por el ayuntamiento), ya que a veces, los expedientes son muy extensos y lo realmente necesario son unos pocos documentos administrativos, las memorias técnicas o algunos planos.
Igualmente permite realizar todas las copias necesarias sin tener que recurrir al documento original.
Con el sistema de almacenado de las imágenes, se realizan copias de seguridad que permiten conservar una imagen digital, en caso de que por cualquier motivo desapareciesen los originales.

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