Destrucción certificada III/III

30 octubre 2009

Para finalizar estas tres entregas de la Destruccion de documentos vamos a explicar cómo se realizan los grandes expurgos y las destrucciones puntuales:

Al igual que en las destrucciones periódicas, hay que realizar un presupuesto sobre el trabajo a realizar y firmar un contrato de confidencialidad entre las partes si no existe uno anterior.

En las instalaciones del cliente:

Se recoge la documentación a destruir y se deposita en cajas o contenedores especiales. Se cuenta con tantos operarios como sea necesario para realizar los manipulados, que estarán debidamente identificados.

El transporte:

Se realiza en transporte propio o se  contrata un transporte externo si las cantidades a trasladar así lo exijen.

El vehículo no realiza ninguna parada intermedia entre las instalaciones del cliente y las de Gestion  Documental, teniendo en todo momento sus puertas bloqueadas, para que no se pueda tener acceso desde el exterior.

En las instalaciones :

La documentación se deposita en el recinto de acceso restringido para tenerla continuamente bajo control y se destruye directamente con la trituradora con un nivel 3 de destrucción.

Gestor de residuos autorizado:

Al igual que en las destrucciones periódicas los fardos con el material destruido se entregan a un Gestor de Residuos Autorizado.

Emisión de certificado:

Como cada vez que se realiza un trabajo, desde Tratamiento Documental se emite un certificado donde se plasman todos los datos referentes a la destrucción realizada.

Destrucción de documentos

Destrucción de documentos

EN RESUMEN:

OBJETIVO DE LOS PROYECTOS DE DESTRUCCIÓN DOCUMENTAL

El problema inicial:

Se necesita hacer una destrucción de documentación confidencial, que asegure en todo momento cumplir con la LOPD.

La solución aportada por Tratamiento Documental:

Se depositan en las instalaciones del cliente contenedores cerrados con llave, con una pequeña ranura en la parte superior para depositar la documentación en su interior.

Segun Txomin Alkorta el Tratamiento Documental reemplaza los contenedores periódicamente y los traslada en transporte propio sin paradas intermedias, hasta sus instalaciones con acceso restringido.

El proceso de destrucción se realiza en una máquina trituradora con un Nivel de Destrucción 3 (utilizado por entidades bancarias).

Una vez desmaterializados los documentos se envían a un gestor autorizado de residuos y se le emite al cliente un certificado de destrucción de su documentación.

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Destrucción certificada II/III

28 octubre 2009

 Siguiendo con la explicación de la destruccion certificada de la anterior entrada, hoy describiremos cómo se realiza el proceso para destrucciones periódicas.

Destrucción Documental
Para formalizar el contrato:
Después de la aceptación del presupuesto por parte del cliente, se procede a firmar un contrato de confidencialidad entre las dos empresas.

Los contenedores están cerrados con llave y tienen una pequeña abertura en la parte superior, por donde se introduce la documentación a destruir.

Periódicamente, según la modalidad de recogida contratada, personal de Tratamiento Documental, debidamente uniformado e identificado, recogerá los contenedores y colocará otros nuevos para sus uso.

Para llevar un control de los contenedores retirados, se firmará por ambas partes un albarán de entrega y devolución de los contenedores.

El transporte:

El traslado de los contenedores se realiza con vehículos propios de Tratamiento Documental y durante el trayecto, las puertas están bloqueadas, para evitar posibles robos durante el traslado.

Destrucción Documental

Destrucción Documental Coche Transporte

En las instalaciones de:
Según Txomin Alkorta una vez en las instalaciones de Tratamiento Documental, los contenedores se descargan en una zona de acceso restringido, para mantener en todo momento la documentación bajo vigilancia.

Seguidamente se destruye la documentación en la máquina trituradora, con un nivel 3 de destrucción según la norma DIN 32757-1.

Gestor de residuos autorizado:
Los fardos de papel destruido se trasladan a las instalaciones de un Gestor de residuos autorizado.

Emisión de certificado:
Para finalizar el proceso, desde Tratamiento Documental se emite un certificado donde se plasman todos los datos referentes a la destrucción realizada.


Destrucción certificada  I/III

26 octubre 2009

IMG_4857Dentro de los servicios que ofremos desde nuestro Departamento de Tratamiento Documental, está la destruccion certificada de documentación. Durante los próximos días expondremos en qué consiste y las ventajas de la destrucción certificada.

Con el nuevo Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos (LOPD), que entró en vigor en Abril de 2008, la gestión física de documentos de carácter confidencial toma gran importancia. En concreto el deshacernos de la documentación física, ya no se puede realizar de cualquier manera. Debemos destruirla de manera controlada, segura y certificada.

La Ley Orgánica de Protección de Datos es una gran desconocida para la mayoría de las empresas y más aun las consecuencias de no cumplir con la normativa, ya que las sanciones pueden llegar a ser muy elevadas:

Las sanciones leves van desde 601,01 a 60.101,21 €

Las sanciones graves van desde 60.101,21 a 300.506,05 €

Las sanciones muy graves van desde 300.506,05 a 601.012,10 €

Además del coste económico que supone para las empresas el no cumplir la normativa, la imagen hacia los clientes se puede ver muy deteriorada. Por este motivo, la documentación debe ser destruida de manera controlada y siguiendo unos niveles de seguridad que impidan la pérdida o sustracción de documentos.

Por todo esto, las empresas se preocupan cada vez más por el aspecto tecnológico de la protección de datos, aunque realmente, más del 90% de las inspecciones de la Agencia de Protección de Datos es por incumplimiento de la ley en cuanto a soportes en papel.

Ventajas de la destrucción

Por todos es conocido el engorro de tener que destruir la documentación en las pequeñas destructoras de oficina. Además del coste económico que supone tener a personal cualificado desarrollando tareas de destrucción, al final, los depósitos siempre se acaban llenando y nadie los vacía, por lo que la destructora no está operativa durante días.

Tratamiento Documental ofrece un servicio de recogida periódica de contenedores para depositar el papel que puede tener determinados grados de confidencialidad y su posterior destrucción.

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Una de las máquinas destructoras de GUPOST

La máquina destructora empleada tiene un nivel 3 de destrucción según la Norma DIN 32757-1.

Según Txomin Alkorta el nivel 3 es el utilizado por las entidades bancarias y la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, por lo que su eficacia está altamente contrastada.

Tratamiento Documental emite un certificado que le asegura que su documentación confidencial ha sido destruida según nuestro proceso de calidad, con todas las medidas de seguridad, desde que se introduce en los contenedores hasta que se deposita en un gestor de residuos autorizado.

Entre los  clientes que nos solicitan este servicio destacan varias entidades financieras, gestorías y empresas de diversos sectores.


La Justicia española se digitaliza

20 octubre 2009
Digitalización de Documentos

Digitalización de Documentos

Leemos estos días que el Ministerio de Justicia va a implantar la digitalizacion de los expedientes judiciales para eliminar el soporte de papel de los juzgados. Este proyecto de un año de duración, se aplicará en un primer momento a la Audiencia Nacional, gracias a una inversión de 4 millones de euros,  aunque posteriormente se extenderá al resto de juzgados del país. Gracias a la implantación de una gestión documental, se conseguirá la reducción de tiempos de búsqueda de información y pérdidas de documentación.

Este sistema de digitalización de expedientes judiciales ya se ha puesto en marcha con procesos tan complejos como el 11-M, que contenía alrededor de cien mil folios y que se ha podido gestionar con mayor fluidez gracias a la digitalización de los documentos. Se estima que la duración del proceso se redujo en una tercera parte gracias a su digitalización.

Para Txomin Alkorta esta nueva forma de entender la Administración de Justicia se enmarca dentro del Plan de Modernización de la Justicia 2009-2012.


Nueva página web Gupost online

14 octubre 2009

Logotipo-persona-eus-castYa está disponible en la página web de GUPOST Online, una nueva sección sobre nuestra Unidad de Tratamiento Documental.

Aunque muchos de nuestros lectores pertenecen al mundo de la cultura, nos consta que cada vez son más los amigos que consultan nuestro blog desde diferentes empresas, posiblemente animados por nuestros servicios relacionados con la digitalizacion de la documentación administrativa, la digitalizacion certificada de facturas de proveedores, el expurgo de documentación confidencial o la custodia de archivos.

Como muchos ya sabéis, en su origen, nuestra empresa estaba dedicada exclusivamente al mailing y al tratamiento postal. Desde sus inicios hace más de 26 años, GUPOST ha ido diversificando los servicios ofrecidos, gracias en gran parte, a las demandas de nuestros clientes.

Según Txomin Alkorta, en la actualidad el abanico de servicios ofrecidos por GUPOST, abarca desde el marketing promocional, pasando por las soluciones gráficas de nuestra imprenta online, a las más “tradicionales” como el mailing y el tratamiento postal, el tratamiento de bases de datos o de tarjetas plásticas, entre otras muchas.

Desde GUPOST os queremos invitar a ver todos nuestros servicios, con la posibilidad de hacer presupuestos online y realizar consultas sobre cualquier tipo de campaña multicanal que se desee lanzar.

Gracias a nuestra dilatada experiencia y a nuestra red de 21 delegaciones con las que contamos actualmente en toda España, estamos cada vez más cerca de vosotros para haceros los proyectos a medida, de persona a persona.


El Nobel de Física para los descubridores del CCD

8 octubre 2009

Esta misma semana se ha concedido el premio Nobel de Física a tres científicos que han trabajado las características de la luz para construir algunas de las tecnologías que usamos actualmente.
Los investigadores estadounidenses Willard Boyle, de 85 años, y George Smith, de 79, descubrieron en 1969 un captor de imágenes digitales, el CCD (charge-coupled device)250px-CCD, que revolucionó el mundo de la imagen.
Este chip de silicio del tamaño de un sello, contiene millones de células, que forman una cuadrícula. Una vez iluminada, cada célula concentra electrones desplazados por la luz. Cuanto más intensa es la luz, más numerosos son los electrones en las células.
Al aplicar voltaje a la rejilla de captores CCD, su contenido puede leerse de manera progresiva: línea por línea, los electrones se escapan de la cuadrícula como una cinta transportadora.
La onda lumínica se puede entonces transformar en señales eléctricas, interpretadas ellas mismas como una sucesión de 0 y 1, que se pueden almacenar en un ordenador. Cada célula es entonces recreada como un punto de imagen, o un píxel.
La imagen obtenida por un CCD es blanca y negra, aunque aplicándole una serie de filtros rojos, verdes y azules, se consiguen los diferentes colores.
Tuvieron que pasar más de 20 años, hasta 1981 para que se comercializara el primer aparato equipado con un captor CCD y no fue hasta 1995 cuando se introdujo en el mercado del primer aparato de fotografía completamente digital.
Esta tecnología es utilizada actualmente en los microscopios y aparatos de rayos X, en los aparatos de fax y escáneres, en cámaras de video y teléfonos móviles con cámara fotográfica.
También los astrónomos comprendieron rápidamente el interés del captor CCD, que graba hasta el 90% de las partículas de la luz que llega sobre el captor, contra el 1% por el ojo humano, y que cubre todo el espectro desde los rayos X hasta los infrarrojos.
El tercer científico premiado en el Nobel ha sido Charles Kao, de 75 años, un científico nacido en Shanghái (China) que desarrolló su carrera entre Gran Bretaña y Estados Unidos. Aunque no es el inventor de la fibra óptica, Kao sí es el descubridor de las posibilidades de la fibra óptica para trasladar información rápidamente a grandes distancias.


Finaliza la segunda fase de digitalización del archivo municipal de Markina

5 octubre 2009
Digitalización de documentos

Digitalización de Documentos

Como vemos publicado en El Correo Digital en su edición del 3 de octubre de 2009 y en la web del Ayuntamiento de Markina-Xemein, GUPOST Tratamiento Documental ha finalizado la segunda fase de digitalización del Archivo Municipal de Markina.
Según Txomin Alkorta este proyecto que se inició en 2007 tendrá continuidad en el futuro, con la digitalización de las actas municipales de Markina y de Xemein.