Retorno de la inversión en servicios de digitalización

Roi, Retorno de la Inversión

Roi, Retorno de la Inversión

A diferencia de otros sectores de mercado en los que sus responsables ven en la digitalizacion un servicio que les aporta valor (seguridad, difusión, prestigio), en las empresas y, sobre todo, en las medianas y pequeñas, ésto es mucho más difícil de encontrar y de “vender”. En algún caso me han preguntado por cuál es o en cuánto tiempo obtendrían el retorno de la inversión (ROI), y más ahora, en tiempo de crisis.

El ROI se define como el beneficio obtenido por cada euro que invertimos en una tecnología o servicio durante un periodo de tiempo.


ROI=(Beneficio/Coste)x100

 


Su medida es un número relacionado con el ratio Beneficio/Coste,  donde el coste suele ser sencillo de calcular mientras que lo complicado es definir y calcular el beneficio.

 

Tomemos el proceso de recepción, aprobación y contabilización de las facturas de proveedor como ejemplo para hacer un ejercicio básico del ROI comparando un proceso típico donde la factura en papel va moviéndose entre los distintos responsables y otro en el que Gupost Gestion documental realiza la digitalizació, previamente, esta factura.

En Papel Digital
Apertura y clasificación 1 1
Fotocopias 2
Envío a Gudat 0,5
Distribución para aprobación 2 0,5
Contabilización 5 5
Archivo 3
Búsqueda 4 0,5
Fotocopia 2
Rearchivo 2
Minutos requeridos 21 7,5
Coste de tratamiento (18 €/hora) 6,3 € 2,25 €

Pero continuemos, para almacenar estas facturas hay una serie de costes a tener en cuenta:

Elemento Coste unitario en €
Material de Archivo (armarios, archivadores, carpetas, definitivos, etc….): 0,5
Carpetas, clips, etiquetas, etc… 0,09
Coste metro cuadrado por documento X 5 años de vida documento 1,5
Coste de archivado 2,09

Según Txomin Alkorta, tras estos cálculos, llegamos a la conclusión de que el tratamiento y archivado de una factura en papel supone 8,39 euros (6,3 + 2,09).

Y ¿si en lugar  de hacerlo así  montamos una valija diaria que recoge sus facturas de proveedores en sus oficinas y nos las trae a la nuestra, donde las digitalizamos y para primeras horas de la tarde vía FTP seguro tiene las imágenes digitalizadas en su ERP y nosotros archivamos su facturas en nuestro almacén? Y ¿si todo ésto le cuesta alrededor de 0,30 euros por factura?

Roi, Retorno de la Inversión

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Pues resulta que tenemos que sumar 0,30 a los 2,25 euros del tratamiento en digital, es decir, que la nueva manera de hacer tiene un coste de 2,55 euros, lo que supone “un ahorro” de 5,84 € por factura tratada. Multiplíquelo por las miles de facturas que anualmente contabiliza y se hará una idea del ahorro posible.

Bueno, este es un ejercicio reducido y con unos datos que pueden ser debatibles. Trabajos de consultoras como Gartner Group analizan más tipos de costes asociados al tratamiento en papel de las facturas por lo que las ventajas y ahorros de lo digital aumentan mucho más.

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