Digitalizar no es fotocopiar

El título de este comentario hace referencia a la percepción que encuentro en algunos clientes que entienden que los precios de digitalizar documentos, tipo facturas, expedientes administrativos, documentación en general, deben ser próximos a los que pagan por fotocopia con su proveedor habitual.

He mirado lo que pagamos nosotros y es 0,01112 € por fotocopia. Tenía la impresión de que era menos, pero aun así, este valor está lejos de los precios típicos que ofertamos  y que a algunos clientes les parecen elevados.

Y es entonces cuando les explico que si reducimos el término digitalizacion a lo que supone pasar hojas por un escáner y obtener una imagen digital, pues sí, seguro que el coste de esta tarea es igual o incluso inferior al indicado más arriba. Pero, la cuestión es que para poder escanear hojas en un escáner en modo automático, antes y después de esta tarea tenemos que realizar otro conjunto de actividades totalmente manuales, por ejemplo:

  • Trasladar la documentación hasta nuestras instalacionesmanipulado
  • A veces, inventariarla
  • Sacarla de sus carpetas, AZ, sobres, etc.
  • Ordenarla para que  luego las imágenes también estén ordenadas
  • Clasificarla y describirla en una aplicación informática para facilitar su posterior gestión y localización
  • Quitarle los clips, grapas y demás elementos que impidan su pase por el escáner.
  • Eliminar copias y destruirlas
  • etc.

Y todo ésto, con sumo cuidado y orden, porque después de escanearla, hay que devolverla a su estado original, es decir, vuelve a poner grapas y clips según estaban, introducirlas ordenadamente en su carpetas, AZ, etc., y devolvérsela al cliente.

Todo ésto se hace manualmente, no conozco máquinas que quiten grapas y clips de manera efectiva, ni que ordenen y clasifiquen documentación semi o totalmente desestructurada.

Estas tareas que las realizan técnicos cualificados  son necesarias y, algunas de ellas, agregan más valor que la simple obtención de una imagen digital de un papel. En este tipo de trabajos, el escandalo de costes nos indica que entre el 60% y el 70% de los mismos corresponden a estas otras tareas de carácter manual y no mecánico, por lo que los costes son superiores a los de una simple fotocopia.

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