Estos programas de modernización que intentan aplicar muchos ayuntamientos en España hace que puedan ahorrar grandes cantidades de dinero, ya que la digitalizacion certificada, la firma electrónica o notaciones electrónicas se harán sin papel alguno. También el alta en el padrón o la conexión con expedientes son algunas de las muchas posibilidades que tienen los ayuntamientos.

Es necesario el aceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y que se garantice  el acceso a las nuevas tecnologías a los ciudadanos, independientemente de la situación económica de cada uno

Entre sus novedades, el nuevo reglamente exige a las empresas incorporar medidas de seguridad a aplicar a los datos personales que se encuentran en formato papel. Se desarrollan básicamente en el título VIII, Capítulo IV.

Una primera conclusión es que todo documento en papel que contenga datos de personas debe estar archivado “bajo llave”, en su cajón o armario correspondiente. No vale eso de dejar los AZ encima de los armarios o en baldas sin elemento de cierre  o irse a casa con la bandeja o la mesa llena de papeles con datos de direcciones de personas u otros datos más sensibles.

Y si los datos personales están considerados como de nivel alto, los archivadores, armarios y demás elementos de almacenamiento deben encontrarse en áreas en las que el acceso esté restringido con puertas de acceso dotadas de apertura mediante llave u otro sistema.

¡Qué es eso de imprimir, en la impresora del departamento, un listado lleno de datos personales y no estar al lado de la impresora mientras ésta escupe las hojas!Haciendo visibles sobres y folletos ¿Y eso de echar papeles con datos personales a esa papelera de reciclaje tan mona y moderna que nos han puesto? Incorrecto. O lo echamos a un contenedor cerrado o lo destruimos en una destructora de papel adecuada, realizando una destruccion de documentos.

Medidas y más medidas de seguridad que pueden llevar a una empresa a situaciones inasumibles o a incumplir con el reglamento.

Desde su aprobación estamos comprobando cómo Entidades Bancarias, Compañías de seguros, Administraciones Públicas y similares están “centralizando” los archivos en soporte papel que tienen diseminados por sucursales y oficinas para agruparlos en una o varias sedes de gestion de documentos de los mismos, acotando de esta manera las medidas de seguridad a implantar y profesionalizando las mismas.

Y si retiro la documentación de las oficinas, ¿cómo se trabaja cuando hay que hacer alguna consulta? Aquí entra la digitalizacion de documentos  y su integración en sistemas, más o menos sofisticados, de gestión documental o de expedientes.

Gupost Tratamiento Documental desarrolla una oferta integral de servicios para que sus clientes cumplan con la LOPD ya que podemos custodiar  su documentación, digitalizacion previa o bajo demanda, gestionar el préstamo de la documentación en papel y, finalmente, destruirla certificadamente, siendo rigurosos con las medidas de seguridad más exigentes y así evitar sanciones que pueden ascender hasta los 601.012,10 €, para las infracciones muy graves.

Y los plazos para ponerse al día comenzaron hacen meses y alguno ya ha pasado. Así, para los ficheros no

Espada de Damocles

automatizados (en papel u otros soportes ) que ya existiesen a la entrada en vigor del reglamento, es decir, el 19 de abril del 2008, las medidas de seguridad de nivel básico debían implantarse antes del 19 de abril del 2009, las medidas de seguridad del nivel medio antes del 19 de octubre del 2009, y las de nivel alto deberán implantarse antes del 19 de abril de 2010. Y si los ficheros no automatizados se han creado con posterioridad al 19 de abril del 2008, deberán tener implantadas las medidas de seguridad desde el momento de su creación.

Uno de los tipos documentales que más abundan en algunos sectores industriales son las facturas de proveedor. Miles de facturas, de una o varias hojas, que hay que archivar y gestionar durante cinco años.

Desde abril de 2007, tras la publicación de la orden EHA/962/2007, Desarrollo reglamentario de la e-factura, la Administración Española a través de la Agencia Tributaria desarrollan cómo debe ser el proceso de digitalización de facturas en papel para que las imágenes digitales sean consideradas como originales y, de esta manera, las que están en papel puedan ser destruidas.

De esta manera, las empresas se lo plantean, empresa de limpieza, empresa de productos de limpieza, empresa de sillones relax, empresa de sepiolita, empresa de papel higienicos, empresas de sillones de masaje, empresas de buzoneo…. pueden reducir el espacio ocupado por las mismas, además de disminuir el número de fotocopias, el tiempo pasado en su confirmación, etc. ya que una vez digitalizada los procesos internos pueden optimizarse y acelerarse.

Una de los elementos claves para digitalizar certificadamentes facturas es utilizar uno de los programas homologados por la propia Agencia Tributaria. Acceso al listado actualizado.

Gupost Gestion  Documental ofrece este servicio a sus clientes ya que ha llegado a acuerdos con varias de las empresas homologadas. Si queréis ahondar un poco más en este tema, en este enlace tenéis más infomación

Una de estas web que están surgiendo muy rápidamente debido a la necesidad de crear nuevos negocios y fomentar el autoempleo es MerkaOn.

Todas son iniciativas de gente joven y valiente que intentan darse a conocer, ya que la situación está difícil y han decidido afrontar esta situación como única manera de poder entrar en el mercado laboral.

Solicitan presupuestos de folletos, flyers, dipticos, tripticos y buzoneo de los mismos, intentando ajustar lo máximo posible el presupuesto.

Algunos de ellos aprovechan las ofertas de la imprenta online para hacerse con los descuentos que aparecen en ellas, de esta manera aprovechar el poco dinero del que disponen.

En estas web realizan ofertas de restaurantes, peluquerías, cortes de pelo, tratamientos de belleza, masajes, empresa de limpieza, venta de sillones relax, sillones de masaje, sillon de masaje, venta de productos de limpieza,venta de calendarios personalizados, venta de sepiolita, noches en hoteles en Guipuzcoa…intentando hacer que el pequeño comercio pueda hacerse con más clientes debido al descuento que esto supone para los clientes.

De esta manera todos ganan, los restaurantes por ejemplo, realizan un menu para mucha gente y lo tienen muy fácil para a la hora de servir a los comensales al igual que el cocinero. Y los clientes disponen de un menú de calidad por un precio asequible, todos salen ganando.

Son buenas estas iniciativas ya que lo que hacen es mover el mercado, hacen que las imprentas tengan trabajo, la gente joven pueda montar estos pequeños negocios y generen autoempleo, los pequeños comercios tengan un poco más de vida frente a las grandes empresas.

El proceso estuvo en todo momento supervisado por Alicia Ruiz Domingo, Jefa de Sección de Archivos y su equipo del Archivo General de La Rioja.

A continuación se transcribe la nota de prensa oficial del Gobierno de La Rioja.

Fuente: Gobierno de La Rioja

Esta nueva actuación del Gobierno de La Rioja está enmarcada en el Plan General de Archivos y Patrimonio Documental de La Rioja que tiene como objetivo proteger y salvaguardar el Patrimonio Documental Riojano, así como promover su acceso y difusión a ciudadanos e investigadores.

La digitalizacion permitirá que no sea necesaria la manipulación de los documentos para su estudio por parte de los investigadores, y. a través de la publicación en la web, el Gobierno de La Rioja los difunde y propicia su estudio y conocimiento.

La Consejería de Administraciones Públicas y Política Local ha llevado a cabo durante los últimos años las actuaciones necesarias para realizar el acondicionamiento, la ordenación y el inventario de los fondos archivísticos de los municipios riojanos.

Como resultado de este trabajo se han recuperado documentos medievales que ahora se han digitalizado para que puedan ser consultados por ciudadanos e investigadores.

Los 164 documentos proceden de 29 municipios: Aguilar del Río Alhama, Aldeanueva de Ebro, Arnedo, Badarán, Calahorra, Camprovín, Cornago, Enciso, Ezcaray, Fuenmayor, Huércanos, Lagunilla del Jubera, Manjarrés, Mansilla, Muro de Aguas, Munilla, Nájera, Nieva de Cameros, Ortigosa, Pazuengos, Sajazarra, Santa Coloma, Santurdejo, Torrecilla sobre Alesanco, Treviana, Valgañón, Villalba, Villoslada y Ventrosa.

En total se han digitalizado 4.540 imágenes de documentos fechados entre 1174 y 1499. Destaca la Carta de hermandad de 65 concejos de Castilla con el Infante don Sancho de 1282 con sus 28 sellos de cera pendientes.
El patrimonio documental medieval de La Rioja no es muy abundante aunque hay valiosos ejemplos en los archivos de los municipios de Nájera, Calahorra, Aguilar del Río Alhama, Cornago, Ortigosa, Sajazarra y Treviana.

La mitad de la documentación digitalizada está en pergamino y el resto en papel.

De toda la documentación que se ha digitalizado destacan los Privilegios Reales (Alfonso VIII, Alfonso X, Sancho IV, Fernando IV, Alfonso XI, Pedro I, Juan I, Juan II, Enrique IV y Reyes Católicos). Un privilegio es una concesión real que autorizaba al destinatario a disfrutar de su contenido y eran permanentes y hereditarios: prerrogativas que el rey concedía a villas, ciudades, determinados gremios para agradecerles favores recibidos. Estos privilegios podían ser exención de determinados impuestos, permisos para mercados, concesión de derechos de explotación de materias primas, monopolios, etc.

Los dos documentos más antiguos digitalizados son el Privilegio rodado del rey Alfonso VIII concediendo a los de Nájera exención de portazgo en Burgos y toda Castilla y el Privilegio rodado del rey Alfonso VIII concediendo a los de Nájera exención de portazgo en Soria y “toda su Extremadura”. Ambos de 1174.

Otra gran parte de la documentación digitalizada es de pleitos litigados por derechos de pastos en montes y dehesas, de corta de leña, derechos de aguas, …

Los documentos que se publican en la web han sido catalogados a través de la norma internacional de catalogación ISAD. La ficha incluye información sobre el documento (identificación, contexto, condiciones de acceso y utilización, documentación asociada) y una imagen que puede ser descargada.

Las imágenes de anaglifo o anaglifos son imágenes de dos dimensiones capaces de provocar un efecto tridimensional, cuando se ven con lentes especiales (lentes de color diferente para cada ojo).

Pues esta semana hemos montado unas pruebas a partir del escaneado de fotografías estereoscópicas en placas de cristal de las primeras décadas del siglo XX obtenidas por el fotógrafo bilbaino Alberto Martínez Benito.

Esta prueba ha venido motivada por una consulta de un particular de Barcelona que dispone de una colección de 300 placas de este tipo y que desea ver las imágenes en 3D en su nuevo televisor. Nuevamente son los clientes quienes nos ponen retos que nos animan a innovar y desarrollar nuevos servicios.

Nos llama un potencial cliente que tiene un archivo de documentos semi-activo, y una gestion documental adecuada, compuesto por unas 500 cajas de archivo definitivo, de 10 cm. de lomo,  que quiere escanear todo su contenido. Un archivo de expedientes compuestos por varios documentos con clips, grapas, duplicados … que apenas tiene consultas al cabo del año. Además, en algún momento de la entrevista de toma de dato te pregunta ¿ ésto no costará mucho, verdad?.

Y uno, casi siempre, se guarda la respuesta y sale por la tangente, pero esta pasada semana me cogió cansado y le dije: pues creo que no va a digitalizar este archivo. Él, sorprendido, me preguntó  que por qué le decía eso y le hice una rápida operación:

Supongamos, que es mucho suponer, que con las tareas que tenemos que hacer y el trabajo que supone preparar la documentación para su escaneado el precio por folio nos sale a 0,05 euros (seguro que tras el análisis sereno el coste es significativamente superior). Le miras y tiene buena cara.

Calculemos ahora una media de 350 folios por caja, por 500 cajas que tiene, nos sale que el archivo puede tener unas 175.000 hojas, unas cuantas ¿verdad? Al cliente ya empieza a cambiársele la cara.

Realizamos una sencilla multiplicación y en minuto y medio nos hemos puesto en 8.750 euros más I.V.A.

Y esta escena es la que me trae a la mente el factor multiplicador. Cualquier archivo tiene decenas de miles de folios que por unos pocos céntimos por hoja suponen una propuesta de factura muy importante que hay que ver cómo se justifica en base a los beneficios esperados; pero este es otro tema.

Las Bibliotecas Digitales son una herramienta cada vez más utilizada por los organismos públicos y privados para acercar el conocimiento a través de los repositorios digitales.

En Gupost, gracias a nuestro departamento de gestion documental (escanear, catalogación, destruccion de documentos), llevamos varios años trabajando en la digitalizacion de diferentes Bibliotecas Digitales como BiNaDi o la Biblioteca Koldo Mitxelena, siguiento las pautas marcadas sobre metadatos en documentos similares al ahora publicado por la Biblioteca Nacional de España.

La experiencia de todos estos años, nos ha permitido desarrollar nuestro programa FlexyMets de generación de metadatos. Este programa  integra la generación tanto de los metadatos automáticos como de aquellos que requieren una intervención humana y genera un documento XML respetando la siguiente lista de esquemas estándar:

• Metadatos de generación automática:

La generación de metadatos de carácter físico de los ficheros, como son el formato, profundidad de color, tamaño del fichero, resumen hash, etcétera… se generan de una manera automática.

• Metadatos con intervención manual:

El esquema XML producido incorpora tres secciones estructurales. Una sección física, una segunda lógica y una tercera de erratas. Tanto la sección lógica conteniendo las entradas de índice y jerarquía de capítulos como la sección de erratas conteniendo la lista de errores de paginación son importadas por el aplicativo tras una generación con intervención humana.

Informe ePYME 2010

Cuando lo leí, me surgió una curiosidad sobre qué batería de preguntas se habrían utilizado para confeccionar este trabajo y, buscando, localicé una serie de cuestionarios en internet que, si no estoy equivocado, han podido servir con toma de datos para llegar a las conclusiones de este informe.

Mi sorpresa ha sido comprobar que en su pregunta “C.1  ¿ Qué tipo de aplicaciones informáticas de GESTION GENERAL DEL NEGOCIO tiene instaladas en sus ordenadores?” aparece una lista de 11 opciones (Ofimática, contabilidad,  escanear,  facturación ERP, etc.) y no hacen mención a la gestion documental.

Digo sorpresa, pero es una exageración; lo que ha sido es una nueva evidencia que confirma nuestra experiencia diaria de que este dominio de aplicaciones informáticas y de procesos operativos de gestión siguen siendo desconocidos para la mayoría de nuestras pequeñas y medianas empresas, incluso, para los que preparan las encuestas.

Ésto confirma que debemos seguir “evangelizando” con más ímpetu y ganas para ayudar en la mejora de la gestión de las Pymes.

Ejemplo de cuestionario: fundetec_tic_2010