Custodia y digitalización de Historias Clínicas

28 abril 2010

Este mes de abril Gupost ha firmado un contrato con la Clínica Indautxu de Bilbao por el que nos  encargarmos de la custodia y digitalizacion de más de 25.000 historias clínicas y cerca de 350.000 documentos de este centro médico.

Nuestra oferta de servicios consiste en:

  • Análisis documental y gestion del archivo de historias y definición de los criterios de selección y ordenación.
  • Traslado del fondo documental en papel a nuestro archivo de custodia.
  • Generar el inventario informatizado de las historias clínicas.
  • Preparación de la documentación realizando manipulados, eliminando clips, grapas y otros elementos.
  • Escanear y generación de documentos digitales en formato PDF/A-1 con reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
  • Encriptación de los archivos digitales.
  • Integración en su sistema de gestión, basado en la solución Exact Synergy.
  • Archivado y custodia en nuestras instalaciones con las más avanzadas medidas de seguridad y cumplimiento de la LOPD.
  • Gestión de consultas e incidencias durante el proceso de digitalización.

La Clínica Indautxu es un centro médico pionero en la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación en todos sus procesos de gestión y la digitalización de su archivo histórico es un paso más en la línea que han emprendido hacia la desmaterialización de los procesos.


SPRI destinará en 2010 más de 5,8 millones de euros en ayudas a las empresas para la incorporación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs)

21 enero 2010

Desde el 1 de enero de 2010 las empresas vascas ya pueden presentar a través de Internet solicitudes para acogerse a los programas de ayudas para la incorporación de TICs. Estos programas están destinados a:

  • PYMES (Hobeki Digitala): ERPs, CRMs, Intranets, Extranets, Wikis Corporativos, etc.
  • Asociaciones empresariales (KZ Lankidetza): Servicios en Internet, Aplicaciones de gestión en SL, etc.
  • Autónomos y Micropymes (Mikroenpresa Digitala): Adquisición de Pcs, conectividad y antivirus.

El programa Hobeki Digitala tiene entre sus hechos subvencionables:

Ejecución de los Planes de Implantación de las TICs que tiendan a digitalizar los procesos de negocio de la empresa y que estén relacionados con: temas de negocio electrónico, Marketing  Directo electrónico, implantación de sistemas de gestión de compras y ventas de productos de forma electrónica, diseño e implantación de la intranet y/o extranet de la empresa, diseño e implantación de la web de la empresa, siempre que ésta incorpore elementos de interactividad/transaccionalidad, implantación de sistemas de comunicación interna basados en herramientas tipo wiki, implantación de sistemas de seguridad de la información, etc.

Entendemos que, entre otros, los proyectos de incoporación de sistemas de digitalización certificada de facturas de proveedor pueden ser subvencionables con este programa de ayudas.


LOPD y sanciones en el año 2009

13 enero 2010

Con el final de año, hemos visto infinidad de resúmenes con lo mejor y peor del año, o con listas de las mejores máquinas de fotos o de cualquier otro dispositivo.

Con un poco de retraso, pero hoy he leído en el blog de Samuel Parra, la lista de las empresas sancionadas por vulnerar la Ley Orgánica de Protección de Datos personales. Nunca antes se me había ocurrido echar la vista atrás respecto a este tema y ver quiénes están en la misma.

Puesto a pedir deseos para el año nuevo, que no aparezcamos en la misma y vosotros tampoco.


Digitalización de facturas de Cooperativa de Hostelería de Navarra

5 enero 2010

A lo largo de 2009 GUPOST ha realizado la digitalizacion las facturas de entrega de género a los clientes de Cooperativa de Hostelería de Navarra.

Además de externalizar en GUPOST la impresion de  facturas y el ensobrado de las mismas, que se envían por Correos a los clientes, desde el último año, se añade también la digitalización de las facturas de entrega del género con la firma de los receptores de la mercancía.

Con este nuevo servicio de gestion documental, Cooperativa de Hostelería de Navarra, ha ganado en calidad de servicio a sus clientes, porque puede comprobar online si los albaranes de entrega han sido firmados en destino, en caso de que haya alguna incidencia.

Además, la gestión de cobros se agiliza al poder demostrar a sus clientes, al instante, que la mercancía ha sido recepcionada y firmada en destino.

La satisfacción del producto entregado al cliente le ha llevado a digitalizar, además de las facturas de Cooperativa de Hostelería de Navarra, las de las otras dos empresas del Grupo, Hostelería Alavesa e Igara Hostelería.


¿Muerte por celulosa? Escanea los documentos

19 diciembre 2009

Hoy os propongo la visualización de unos vídeos que abordan, de manera simpática o diferente, uno de esos males que supuestamente sufren las organizaciones.

Es  un vídeo promocional de la empresa Quantyca.

Y este otro, en el que la banda sonora quiere representar el estado de muchos archiveros.

Y, por último, lo que dicen algunos que nos deparará el futuro.


Digitalización y gestión documental de expedientes de urbanismo en ayuntamientos II/II

17 noviembre 2009

En esta ocasión vamos a describir el proceso que se realiza en GUPOST Tratamiento Documental para la digitalización de los expedientes de urbanismo y su posterior gestión documental con la creación de una base de datos.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

PREVIO:

Antes de la realización de la oferta, personal de nuestra oficina técnica analiza el estado de la documentación a digitalizar y la tecnología idónea para realizar el trabajo.

Una vez confirmado el pedido por parte del cliente, se procede a la firma de un contrato de confidencialidad si no existe uno previo y al traslado, custodia e inventariado de la documentación que llega a nuestras instalaciones.

GRABACIÓN DE DATOS:portada BB.DD

Después de identificar la documentación seleccionada previamente por el cliente, se graba en una base de datos, mediante unas normas que el cliente nos facilita, para pasar al proceso de digitalizacion.

DIGITALIZACIÓN:

De la digitalización de la documentación generamos dos tipos de imágenes:

- Imagen de Preservación (Master):

  • Lo que denominamos la “Imagen de preservación” o “Master”, es una imagen en formato TIFF sin comprimir, de una alta calidad y un tamaño de archivo también grande. Como su nombre indica, su destino es tener una copia digital, lo más fiel posible del documento físico original.

- Imagen de acceso:


Plan E y proyectos de gestión documental

14 noviembre 2009

Hace unos días que el Consejo de Ministros aprobó un Real Decreto de Ley por el que se crea el Fondo Estatal para el empleo y la sostenibilidad local, que se enmarca dentro del conjunto de medidas del Gobierno Español dirigidas a impulsar la recuperación económica y la creación de empleo, así como para encauzar el modelo económico español hacia un patrón de mayor sostenibilidad.

Con esta entrada lo que queremos destacar es la posibilidad que tienen los Ayuntamientos, Mancomunidades o agrupaciones de Ayuntamientos de presentar acciones destinadas a la modernización de la Administración municipal mediante el establecimiento de procesos de gestión documental, digitalizacion y acceso a redes de comunicación de alta velocidad, fijas y móviles, tal y como se refleja en el Anexo I, punto n, del Boletín Oficial de Estado del 3 de noviembre.

La Federación Española de Municipios y Provincias, se ha elaborado una guía que permite obtener, de una manera rápida y eficaz, la información relativa a la aplicación de estos fondos. En uno de sus documentos, Guía de ejemplos, en su página número 9, se indica que el digitalizar de toda la documentación que actualmente está en soporte papel y que sea necesaria para los trámites electrónicos entre Administraciones o entre éstas y los ciudadanos es una iniciativa financiable por esta Plan.

Por ello, os animamos y nos ponemos a vuestra disposición para definir acciones de digitalización de Registros Civiles, Padrones, expedientes de Urbanismo y otro tipo de documentación.


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