Digitalización de facturas de Cooperativa de Hostelería de Navarra

5 enero 2010

A lo largo de 2009 GUPOST ha realizado la digitalizacion las facturas de entrega de género a los clientes de Cooperativa de Hostelería de Navarra.

Además de externalizar en GUPOST la impresion de  facturas y el ensobrado de las mismas, que se envían por Correos a los clientes, desde el último año, se añade también la digitalización de las facturas de entrega del género con la firma de los receptores de la mercancía.

Con este nuevo servicio de gestion documental, Cooperativa de Hostelería de Navarra, ha ganado en calidad de servicio a sus clientes, porque puede comprobar online si los albaranes de entrega han sido firmados en destino, en caso de que haya alguna incidencia.

Además, la gestión de cobros se agiliza al poder demostrar a sus clientes, al instante, que la mercancía ha sido recepcionada y firmada en destino.

La satisfacción del producto entregado al cliente le ha llevado a digitalizar, además de las facturas de Cooperativa de Hostelería de Navarra, las de las otras dos empresas del Grupo, Hostelería Alavesa e Igara Hostelería.


¿Muerte por celulosa? Escanea los documentos

19 diciembre 2009

Hoy os propongo la visualización de unos vídeos que abordan, de manera simpática o diferente, uno de esos males que supuestamente sufren las organizaciones.

Es  un vídeo promocional de la empresa Quantyca.

Y este otro, en el que la banda sonora quiere representar el estado de muchos archiveros.

Y, por último, lo que dicen algunos que nos deparará el futuro.


Digitalización y gestión documental de expedientes de urbanismo en ayuntamientos II/II

17 noviembre 2009

En esta ocasión vamos a describir el proceso que se realiza en GUPOST Tratamiento Documental para la digitalización de los expedientes de urbanismo y su posterior gestión documental con la creación de una base de datos.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

PREVIO:

Antes de la realización de la oferta, personal de nuestra oficina técnica analiza el estado de la documentación a digitalizar y la tecnología idónea para realizar el trabajo.

Una vez confirmado el pedido por parte del cliente, se procede a la firma de un contrato de confidencialidad si no existe uno previo y al traslado, custodia e inventariado de la documentación que llega a nuestras instalaciones.

GRABACIÓN DE DATOS:portada BB.DD

Después de identificar la documentación seleccionada previamente por el cliente, se graba en una base de datos, mediante unas normas que el cliente nos facilita, para pasar al proceso de digitalizacion.

DIGITALIZACIÓN:

De la digitalización de la documentación generamos dos tipos de imágenes:

- Imagen de Preservación (Master):

  • Lo que denominamos la “Imagen de preservación” o “Master”, es una imagen en formato TIFF sin comprimir, de una alta calidad y un tamaño de archivo también grande. Como su nombre indica, su destino es tener una copia digital, lo más fiel posible del documento físico original.

- Imagen de acceso:


Plan E y proyectos de gestión documental

14 noviembre 2009

Hace unos días que el Consejo de Ministros aprobó un Real Decreto de Ley por el que se crea el Fondo Estatal para el empleo y la sostenibilidad local, que se enmarca dentro del conjunto de medidas del Gobierno Español dirigidas a impulsar la recuperación económica y la creación de empleo, así como para encauzar el modelo económico español hacia un patrón de mayor sostenibilidad.

Con esta entrada lo que queremos destacar es la posibilidad que tienen los Ayuntamientos, Mancomunidades o agrupaciones de Ayuntamientos de presentar acciones destinadas a la modernización de la Administración municipal mediante el establecimiento de procesos de gestión documental, digitalizacion y acceso a redes de comunicación de alta velocidad, fijas y móviles, tal y como se refleja en el Anexo I, punto n, del Boletín Oficial de Estado del 3 de noviembre.

La Federación Española de Municipios y Provincias, se ha elaborado una guía que permite obtener, de una manera rápida y eficaz, la información relativa a la aplicación de estos fondos. En uno de sus documentos, Guía de ejemplos, en su página número 9, se indica que el digitalizar de toda la documentación que actualmente está en soporte papel y que sea necesaria para los trámites electrónicos entre Administraciones o entre éstas y los ciudadanos es una iniciativa financiable por esta Plan.

Por ello, os animamos y nos ponemos a vuestra disposición para definir acciones de digitalización de Registros Civiles, Padrones, expedientes de Urbanismo y otro tipo de documentación.


Digitalización y gestión documental de expedientes de urbanismo en ayuntamientos I/II

13 noviembre 2009

Esta primera entrega sobre la digitalización de expedientes de urbanismo para los ayuntamientos pretende aclarar cuáles son los objetivos y los beneficios que tiene esta digitalizacion.

Plano

GUPOST ofrece la posibilidad de digitalizar planos hasta DIN A0

Durante años, los ayuntamientos han gestionado el Plan General de Ordenación Urbana (PGOU) de sus municipios, a medida que nuestras ciudades y pueblos han ido aumentando su población. Este hecho ha derivado en la tramitación de gran cantidad de expedientes y documentos de distinta índole, para poder acometer estas actuaciones ajustándose en cada momento a lo exigido por la ley.
Con los expedientes de urbanismo, se puede revisar la información de las obras y construcciones realizadas por los diferentes organismos responsables de éstas, como son los Ayuntamientos, las Diputaciones o los Gobiernos Autonómicos.

Objetivos y solución aportada por GUPOST Organizacion de archivos y Gestion documental:

Leer el resto de esta entrada »


OCR, ICR y OMR. ¿Qué son y para qué sirven?

9 noviembre 2009

Las tecnologías OCR, ICR y OMR revolucionaron en su momento el mundo digital, al evitar tener que meter datos a mano en los ordenadores  y reconocer automáticamente los caracteres tanto impresos como manuscritos, así como las marcas en determinados formularios.
A lo largo del tiempo han ido evolucionando y mejorando su efectividad, hasta que se han incorporado a nuestra vida diaria, ahorrándonos mucho tiempo y aumentando la productividad.

Las diferencias básicas entre ellos son las siguientes:

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR- Optical Character Recognition):

El Reconocimiento óptico de caracteres permite convertir las imágenes de texto impreso mediante la digitalizacion en caracteres digitales. Cualquier libro u hoja impresa en una imprenta se puede escanear como imagen y convertida a texto gracias al OCR. La precisión de este sistema al igual que el ICR, si están bien configurados, puede llegar al 98%, similar a la entrada de datos de forma manual.

El reconocimiento inteligente de caracteres (ICR- Intelligent Character Recognition):ICR

El ICR a su vez, convierte los caracteres en letra manuscrita (no cursiva) en caracteres digitales que pueden leerse en un ordenador. La tecnología ICR requiere en el papel, de unos recuadros que deben contener la información manuscrita, siendo obligatorio un carácter por recuadro. Se utiliza para formularios que debemos rellenar a mano y tenemos que poner en letras mayúsculas una letra en cada recuadro.

La lectura de marcas ópticas (OMR- Optical Mark Recognition): Leer el resto de esta entrada »


Destrucción certificada en GUPOST III/III

30 octubre 2009

Para finalizar estas tres entregas de la Destruccion de documentos en GUPOST, vamos a explicar cómo se realizan los grandes expurgos y las destrucciones puntuales:

Al igual que en las destrucciones periódicas, hay que realizar un presupuesto sobre el trabajo a realizar y firmar un contrato de confidencialidad entre las partes si no existe uno anterior.

En las instalaciones del cliente:

Se recoge la documentación a destruir y se deposita en cajas o contenedores especiales. Se cuenta con tantos operarios como sea necesario para realizar los manipulados, que estarán debidamente identificados.

El transporte:

Se realiza en transporte propio o se  contrata un transporte externo si las cantidades a trasladar así lo exijen.

El vehículo no realiza ninguna parada intermedia entre las instalaciones del cliente y las de GUPOST Gestion  Documental, teniendo en todo momento sus puertas bloqueadas, para que no se pueda tener acceso desde el exterior.

En las instalaciones de GUPOST:

La documentación se deposita en el recinto de acceso restringido para tenerla continuamente bajo control y se destruye directamente con la trituradora con un nivel 3 de destrucción.

Gestor de residuos autorizado:

Al igual que en las destrucciones periódicas los fardos con el material destruido se entregan a un Gestor de Residuos Autorizado.

Emisión de certificado:

Como cada vez que se realiza un trabajo, desde GUPOST Tratamiento Documental se emite un certificado donde se plasman todos los datos referentes a la destrucción realizada.

EN RESUMEN:FOTO DESTRUCTORA

OBJETIVO DE LOS PROYECTOS DE DESTRUCCIÓN DOCUMENTAL

El problema inicial:

Se necesita hacer una destrucción de documentación confidencial, que asegure en todo momento cumplir con la LOPD.

La solución aportada por GUPOST Tratamiento Documental:

Se depositan en las instalaciones del cliente contenedores cerrados con llave, con una pequeña ranura en la parte superior para depositar la documentación en su interior.

GUPOST Tratamiento Documental reemplaza los contenedores periódicamente y los traslada en transporte propio sin paradas intermedias, hasta sus instalaciones con acceso restringido.

El proceso de destrucción se realiza en una máquina trituradora con un Nivel de Destrucción 3 (utilizado por entidades bancarias).

Una vez desmaterializados los documentos se envían a un gestor autorizado de residuos y se le emite al cliente un certificado de destrucción de su documentación.


Destrucción certificada en GUPOST II/III

28 octubre 2009

 

Siguiendo con la explicación de la destruccion certificada de la anterior entrada, hoy describiremos cómo se realiza el proceso para destrucciones periódicas en GUPOST.
IMG_4864
Para formalizar el contrato:
Después de la aceptación del presupuesto por parte del cliente, se procede a firmar un contrato de confidencialidad entre las dos empresas.
En las instalaciones del cliente:
Una vez cumplido este trámite de forma obligatoria, GUPOST Gestion  Documental coloca en las instalaciones del cliente tantos contenedores precintados como se hayan contratado.

Los contenedores están cerrados con llave y tienen una pequeña abertura en la parte superior, por donde se introduce la documentación a destruir.

Periódicamente, según la modalidad de recogida contratada, personal de GUPOST Tratamiento Documental, debidamente uniformado e identificado, recogerá los contenedores y colocará otros nuevos para sus uso.

Para llevar un control de los contenedores retirados, se firmará por ambas partes un albarán de entrega y devolución de los contenedores.

El transporte:

El traslado de los contenedores se realiza con vehículos propios de GUPOST Tratamiento Documental y durante el trayecto, las puertas están bloqueadas, para evitar posibles robos durante el traslado. 

Vehículo GUPOST

Uno de los vehículos del parque móvil de GUPOST

En las instalaciones de GUPOST:
Una vez en las instalaciones de GUPOST Tratamiento Documental, los contenedores se descargan en una zona de acceso restringido, para mantener en todo momento la documentación bajo vigilancia.

Seguidamente se destruye la documentación en la máquina trituradora, con un nivel 3 de destrucción según la norma DIN 32757-1.

Gestor de residuos autorizado:
Los fardos de papel destruido se trasladan a las instalaciones de un Gestor de residuos autorizado.

Emisión de certificado:
Para finalizar el proceso, desde GUPOST Tratamiento Documental se emite un certificado donde se plasman todos los datos referentes a la destrucción realizada.


Destrucción certificada en GUPOST I/III

26 octubre 2009

IMG_4857Dentro de los servicios que ofremos desde nuestro Departamento de Tratamiento Documental, está la destruccion certificada de documentación. Durante los próximos días expondremos en qué consiste y las ventajas de la destrucción certificada en GUPOST.

Con el nuevo Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos (LOPD), que entró en vigor en Abril de 2008, la gestión física de documentos de carácter confidencial toma gran importancia. En concreto el deshacernos de la documentación física, ya no se puede realizar de cualquier manera. Debemos destruirla de manera controlada, segura y certificada.

La Ley Orgánica de Protección de Datos es una gran desconocida para la mayoría de las empresas y más aun las consecuencias de no cumplir con la normativa, ya que las sanciones pueden llegar a ser muy elevadas:

Las sanciones leves van desde 601,01 a 60.101,21 €

Las sanciones graves van desde 60.101,21 a 300.506,05 €

Las sanciones muy graves van desde 300.506,05 a 601.012,10 €

Además del coste económico que supone para las empresas el no cumplir la normativa, la imagen hacia los clientes se puede ver muy deteriorada. Por este motivo, la documentación debe ser destruida de manera controlada y siguiendo unos niveles de seguridad que impidan la pérdida o sustracción de documentos.

Por todo esto, las empresas se preocupan cada vez más por el aspecto tecnológico de la protección de datos, aunque realmente, más del 90% de las inspecciones de la Agencia de Protección de Datos es por incumplimiento de la ley en cuanto a soportes en papel.

Ventajas de la destrucción en GUPOST

Por todos es conocido el engorro de tener que destruir la documentación en las pequeñas destructoras de oficina. Además del coste económico que supone tener a personal cualificado desarrollando tareas de destrucción, al final, los depósitos siempre se acaban llenando y nadie los vacía, por lo que la destructora no está operativa durante días.

GUPOST Tratamiento Documental ofrece un servicio de recogida periódica de contenedores para depositar el papel que puede tener determinados grados de confidencialidad y su posterior destrucción.

IMG_4853

Una de las máquinas destructoras de GUPOST

La máquina destructora empleada tiene un nivel 3 de destrucción según la Norma DIN 32757-1.

El nivel 3 es el utilizado por las entidades bancarias y la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, por lo que su eficacia está altamente contrastada.

GUPOST Tratamiento Documental emite un certificado que le asegura que su documentación confidencial ha sido destruida según nuestro proceso de calidad, con todas las medidas de seguridad, desde que se introduce en los contenedores hasta que se deposita en un gestor de residuos autorizado.

Entre los  clientes que nos solicitan este servicio destacan varias entidades financieras, gestorías y empresas de diversos sectores.


La Justicia española se digitaliza

20 octubre 2009

Leemos estos días que el Ministerio de Justicia va a implantar laJusticia digitalizacion de los expedientes judiciales para eliminar el soporte de papel de los juzgados. Este proyecto de un año de duración, se aplicará en un primer momento a la Audiencia Nacional, gracias a una inversión de 4 millones de euros,  aunque posteriormente se extenderá al resto de juzgados del país. Gracias a la implantación de una gestion documental, se conseguirá la reducción de tiempos de búsqueda de información y pérdidas de documentación.

Este sistema de digitalizacion de expedientes judiciales ya se ha puesto en marcha con procesos tan complejos como el 11-M, que contenía alrededor de cien mil folios y que se ha podido gestionar con mayor fluidez gracias a la digitalización de los documentos. Se estima que la duración del proceso se redujo en una tercera parte gracias a su digitalización.

Esta nueva forma de entender la Administración de Justicia se enmarca dentro del Plan de Modernización de la Justicia 2009-2012.


Seguir

Recibe cada nueva publicación en tu buzón de correo electrónico.