Digitalización Certificada de Facturas

Uno de los valores que podemos aportar a las empresas con nuestros servicios de digitalizacion y grabación de datos es reducir el espacio ocupado por tantos y tantos papeles como abundan por mesas, armarios y salas que bien podrían ser utilizados para otros menesteres más provechosos o para reducir las facturas de alquiler de espacios.

Uno de los tipos documentales que más abundan en algunos sectores industriales son las facturas de proveedor. Miles de facturas, de una o varias hojas, que hay que archivar y gestionar durante cinco años.

Desde abril de 2007, tras la publicación de la orden EHA/962/2007, Desarrollo reglamentario de la e-factura, la Administración Española a través de la Agencia Tributaria desarrollan cómo debe ser el proceso de digitalización de facturas en papel para que las imágenes digitales sean consideradas como originales y, de esta manera, las que están en papel puedan ser destruidas.

De esta manera, las empresas se lo plantean, empresa de limpieza, empresa de productos de limpieza, empresa de sillones relax, empresa de sepiolita, empresa de papel higienicos, empresas de sillones de masaje, empresas de buzoneo…. pueden reducir el espacio ocupado por las mismas, además de disminuir el número de fotocopias, el tiempo pasado en su confirmación, etc. ya que una vez digitalizada los procesos internos pueden optimizarse y acelerarse.

Una de los elementos claves para digitalizar certificadamentes facturas es utilizar uno de los programas homologados por la propia Agencia Tributaria. Acceso al listado actualizado.

Gupost Gestion  Documental ofrece este servicio a sus clientes ya que ha llegado a acuerdos con varias de las empresas homologadas. Si queréis ahondar un poco más en este tema, en este enlace tenéis más infomación

La Gestión Documental ¡esa gran desconocida!

Hace unas semanas que la Dirección General de Política de la PYME (DGPYME) y Fundetec presentaron el “Informe ePyme 2010“.

Informe ePYME 2010

Cuando lo leí, me surgió una curiosidad sobre qué batería de preguntas se habrían utilizado para confeccionar este trabajo y, buscando, localicé una serie de cuestionarios en internet que, si no estoy equivocado, han podido servir con toma de datos para llegar a las conclusiones de este informe.

Mi sorpresa ha sido comprobar que en su pregunta “C.1  ¿ Qué tipo de aplicaciones informáticas de GESTION GENERAL DEL NEGOCIO tiene instaladas en sus ordenadores?” aparece una lista de 11 opciones (Ofimática, contabilidad,  escanear,  facturación ERP, etc.) y no hacen mención a la gestion documental.

Digo sorpresa, pero es una exageración; lo que ha sido es una nueva evidencia que confirma nuestra experiencia diaria de que este dominio de aplicaciones informáticas y de procesos operativos de gestión siguen siendo desconocidos para la mayoría de nuestras pequeñas y medianas empresas, incluso, para los que preparan las encuestas.

Ésto confirma que debemos seguir “evangelizando” con más ímpetu y ganas para ayudar en la mejora de la gestión de las Pymes.

Ejemplo de cuestionario: fundetec_tic_2010

Traslado de archivos para el Dpto. de Desarrollo Rural y Medio Ambiente del Gobierno de Navarra

A principios del mes de junio realizamos un traslado de documentación del Dpto. de Desarrollo Rural y Medio Ambiente del Gobierno de Navarra, desde las antiguas instalaciones de la C/ Alhóndiga, nº 1 de Pamplona, al nuevo edificio situado en la C/ González Tablas, nº 7 de la capital navarra.

Este traslado fue realizado en el plazo de tres días y consistió en casi 500 metros lineales de documentación.

Además del considerable volumen de documentación que se trasladó, las condiciones para realizar el trabajo fueron complejas, por la ubicación del edificio (en el centro de Pamplona), la imposibilidad de paletizar la documentación en el interior del edificio y el plazo improrrogable de tres días para ejecutar el mismo. Este fue uno de los grandes handicaps con el que nos encontramos, porque la complejidad del trabajo exigía realizarlo en un mínimo de 5 días.

Finalmente, con un gran esfuerzo del equipo de trabajo responsable de este tipo de servicios en Gupost, se pudo depositar toda la documentación en las instalaciones del archivo del nuevo edificio, dentro del plazo marcado, manteniendo el orden de la documentación, para poder colocarla con mayor facilidad en su ubicación definitiva.

Agència de Protecció de la Salut

Hace unos días que la delegación de Gupost en Badalona hizo entrega de las imágenes digitales relativas a la documentación técnica y de analíticas de la red de suministro de agua del Servei Regional a Barcelona de la Agència de Protección de la Salut.

Este archivo compuesto por unas 280 cajas, se encontraba hecho el expurgo y ordenado y estaba compuesto por distintos tipos de documentos (analíticas, informes, planos, etc.).

El objetivo de la Agència con la digitalizacion de la documentación es hacer que la consulta de la misma sea mucho más eficiente, organizándola de un modo idéntico al del archivo en papel y facilitándo una copia a los agentes de campo para que lo tengan en sus dispositivos móviles.

Nuestro servicio ha consitido en:

• Traslado del equipamiento a las oficinas del Servei Regional a Barcelona.
• Selección organizacion de archivos y manipulados de la documentación a digitalizar.
• Eliminación de clips, grapas y otros elementos.
• Escaneado en automático a doble cara.
• Generación de archivos en formato PDF/A-1 con reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
• Nombrado y archivado según la estructura de Municipios, Redes y Tipo de documento.
• Revisión y corrección de defectos.
• Grabación de soporte magnético.

Tras el éxito de este trabajo, hemos comenzado con la digitalización de idéntico  archivo en Igualada.

Finalizado el plazo de implantación de medidas de la LOPD

Ya han pasado dos años desde la entraga en vigor el 19 de abril de 2008 del Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos personales (LOPD) que establecía una serie de plazos para la implantación de medidas de seguridad sobre los archivos y la organizacion de archivos y los manipulados de los mismos.

En estos dos años han ido cumpliéndose distintos plazos según el nivel de seguridad de los datos y si éstos estaban automatizados o no, por ejemplo, los archivos en papel. El 19 de abril del 2010 debían estar en vigor todas las medidas, ¿Cómo está su empresa? ¿Ha llegado a tiempo?

Control de llaves

Si tiene archivos en papel con datos personales sepa que:

• debe disponer de mecanismos que obstaculicen la apertura de los dispositivos de almacenamiento (armarios, archivadores, etc.) que los guardan.
• si la documentación es de nivel alto, los armarios, archivadores u otros elementos en los que se almacenan los documentos deben encontrarse en áreas en las que el acceso esté protegido con puertas de acceso dotadas de sistemas de apertura mediante llave u otro dispositivo equivalente.

Un dispositivo sencillo de implantar en cualquier empresa es un armario de control de llaves, que controla y lleva registro los accesos a las mismas, y gestiona los permisos de acceso según claves asignadas a las personas.

Outsourcing de procesos administrativos

Durante estos últimos meses, hemos escrito una serie de artículos explicando los distintos servicios que desarrollamos en el área de outsourcing de procesos administrativos de Gupost y, en éste, quiero recapitular y focalizar la atención en este servicio integral.

Nuestra misión consiste en prestar servicios administrativos auxiliares para reducir el tiempo dedicado por los empleados cualificados de las Administraciones y Empresas en tareas de poco valor añadido; servicios que tengan que ver con la gestion documental y de los datos administrativos. Así

• Colaboramos en la redefinición y optimización de sus procesos administrativos documentales.
• Somos su proveedor de logistica documental (valijas, reparto, etc.).
• Gestionamos sus archivos y realizamos la custodia, facilitándole, entre otras cosas, el cumplimiento de las medidas de seguridad exigidas por el  Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (LOPD).
• Digitalizacion de  documentos en papel.
• capturamos la información contenida en documentos, digitales y en papel, integrándola en su sistema de información.
• Contactamos con sus clientes y proveedores para resolver incidencias, solicitud de datos, etc.
• Gestionamos sus residuos en papel, los destruimos certificadamente( realizamos el expurgo) y los reciclamos.

Desde 1989 desarrollamos estos servicios para nuestros clientes aportándoles beneficios tangibles.

Si

• su mesa y la de sus colaboradores están llenas de papeles amontonándose cada día;
• pasa más tiempo buscando papeles o datos que innovando y creando valor para su empresa;
• gestinar una factura o un contrato o una póliza se hace interminable;
• tiene miedo de que puedan sancionarle por incumplimiento de la LOPD;

estamos seguros de poder ayudarle, no lo dude y póngase en contacto.

Custodia y digitalización de Historias Clínicas

Este mes de abril Gupost ha firmado un contrato con la Clínica Indautxu de Bilbao por el que nos  encargarmos de la custodia y digitalizacion de más de 25.000 historias clínicas y cerca de 350.000 documentos de este centro médico.

Nuestra oferta de servicios consiste en:

• Análisis documental y gestion del archivo de historias y definición de los criterios de selección y ordenación.
• Traslado del fondo documental en papel a nuestro archivo de custodia.
• Generar el inventario informatizado de las historias clínicas.
• Preparación de la documentación realizando manipulados, eliminando clips, grapas y otros elementos.
• Escanear y generación de documentos digitales en formato PDF/A-1 con reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
• Encriptación de los archivos digitales.
• Integración en su sistema de gestión, basado en la solución Exact Synergy.
• Archivado y custodia en nuestras instalaciones con las más avanzadas medidas de seguridad y cumplimiento de la LOPD.
• Gestión de consultas e incidencias durante el proceso de digitalización.

La Clínica Indautxu es un centro médico pionero en la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación en todos sus procesos de gestión y la digitalización de su archivo histórico es un paso más en la línea que han emprendido hacia la desmaterialización de los procesos.

SPRI destinará en 2010 más de 5,8 millones de euros en ayudas a las empresas para la incorporación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs)

Desde el 1 de enero de 2010 las empresas vascas ya pueden presentar a través de Internet solicitudes para acogerse a los programas de ayudas para la incorporación de TICs. Estos programas están destinados a:

• PYMES (Hobeki Digitala): ERPs, CRMs, Intranets, Extranets, Wikis Corporativos, etc.
• Asociaciones empresariales (KZ Lankidetza): Servicios en Internet, Aplicaciones de gestión en SL, etc.
• Autónomos y Micropymes (Mikroenpresa Digitala): Adquisición de Pcs, conectividad y antivirus.

El programa Hobeki Digitala tiene entre sus hechos subvencionables:

Ejecución de los Planes de Implantación de las TICs que tiendan a digitalizar los procesos de negocio de la empresa y que estén relacionados con: temas de negocio electrónico, Marketing  Directo electrónico, implantación de sistemas de gestión de compras y ventas de productos de forma electrónica, diseño e implantación de la intranet y/o extranet de la empresa, diseño e implantación de la web de la empresa, siempre que ésta incorpore elementos de interactividad/transaccionalidad, implantación de sistemas de comunicación interna basados en herramientas tipo wiki, implantación de sistemas de seguridad de la información, etc.

Entendemos que, entre otros, los proyectos de incoporación de sistemas de digitalización certificada de facturas de proveedor pueden ser subvencionables con este programa de ayudas.

LOPD y sanciones en el año 2009

Con el final de año, hemos visto infinidad de resúmenes con lo mejor y peor del año, o con listas de las mejores máquinas de fotos o de cualquier otro dispositivo.

Con un poco de retraso, pero hoy he leído en el blog de Samuel Parra, la lista de las empresas sancionadas por vulnerar la Ley Orgánica de Protección de Datos personales. Nunca antes se me había ocurrido echar la vista atrás respecto a este tema y ver quiénes están en la misma.

Puesto a pedir deseos para el año nuevo, que no aparezcamos en la misma y vosotros tampoco.

Digitalización de facturas de Cooperativa de Hostelería de Navarra

A lo largo de 2009 GUPOST ha realizado la digitalizacion las facturas de entrega de género a los clientes de Cooperativa de Hostelería de Navarra.

Además de externalizar en GUPOST la impresion de  facturas y el ensobrado de las mismas, que se envían por Correos a los clientes, desde el último año, se añade también la digitalización de las facturas de entrega del género con la firma de los receptores de la mercancía.

Con este nuevo servicio de gestion documental, Cooperativa de Hostelería de Navarra, ha ganado en calidad de servicio a sus clientes, porque puede comprobar online si los albaranes de entrega han sido firmados en destino, en caso de que haya alguna incidencia.

Además, la gestión de cobros se agiliza al poder demostrar a sus clientes, al instante, que la mercancía ha sido recepcionada y firmada en destino.

La satisfacción del producto entregado al cliente le ha llevado a digitalizar, además de las facturas de Cooperativa de Hostelería de Navarra, las de las otras dos empresas del Grupo, Hostelería Alavesa e Igara Hostelería.