Un paso más en la desmaterialización de documentos

En Gupost Gestion documental leemos en la Revista de Gestión Documental que las Cajas de Ahorro Españolas quieren ahorrar 26 millones de euros mediante la implantación de la firma digitalizada.

Este ahorro va a provenir de la eliminación progresiva del papel en sus transacciones y, entiendo, del ahorro en los costes operativos (transacciones más rápidas, menos archivo, menos fotocopias, etc.).

Dice la noticia “… La eliminación de los documentos en papel en las sucursales, sobre todo los documentos que se utilizan en la relación entre el cliente y la entidad, evitará la necesidad de los costosos procesos de digitalizacion y escaneo de documentos, sustituyéndolos por documentos en formato electrónico (PDF), y la firma del cliente se recoge digitalmente mediante dispositivos de captura de la firma manuscrita.”

Me imagino que el mecanismo es similar al que alguna vez he utilizado al firmar la recogida de un paquete con UPS. Como experiencia de firma me parece bastante deprimente ya que me resulta complicado firmar bien. Desde el punto de vista legal, tras buscar información me quedo con dudas. Por un lado, parece que la Ley 59/2003 da cobertura al valor probatorio  de este tipo de firmas. Pero también he encontrado esta otra referencia sobre la resolución (la R/00098/2006) del Director de la Agencia de Protección de Datos.

En no muchos años estas incertidumbres se irán disipando y tal vez veamos y “disfrutemos” del futuro que nos augura Microsoft. Ver vídeo a continuación.

Mister Bean en la Biblioteca

Se cree que está interesado en visitar alguna de nuestras magníficas bibliotecas o archivos; atención a su última acción.

Nota: el vídeo lo he descubierto por medio del blog del SEDIC

Jornada sobre digitalización certificada de facturas

Para el próximo jueves, 2 de julio de 2009, Gupost Gestion documental ha organizado una jornada sobre este tema en el que abordaremos los aspectos legales, las ventajas esperadas en las organizaciones y veremos trabajar una de las soluciones homologadas por la Agencia Tributaria Española.

Los invitados son empresas Gipuzkoanas de distintos sectores. Pasado el verano, realizaremos jornadas similares en el resto de territorios de Euskadi.

Los aspectos legales serán desarrollados por Álvaro del Hoyo, Director de la delegación norte de Albalia Interactiva, mientras que los aspectos de automatización de la gestión de facturas y de la digitalizacion certificada serán presentados por la empresa Abast.

Para finalizar, desde Gupost ofreceremos una visión de los servicios que ofrecemos en este ámbito e invitaremos a los asistentes a conocer a nuestro personal y las instalaciones. Este es el programa que desarrollaremos.

Tutorial de digitalización de imágenes

Hoy en día observamos desde Gupost Gestion documental, que los escáneres están ya en casi todas partes, gracias a los sistemas multifunción (impresora, fotocopiadora, escáner) tenemos la posibilidad de digitalizar documentos en las empresas, oficinas y en casa. Y son sencillos de utilizar, vienen con su programa de escaneado y se integran en las aplicaciones más habituales de generación de documentos, pero … casi nadie se toma un tiempo para aprender los conceptos básicos y fundamentales que hay que saber para realizar bien esta tarea.

Cuando comencé en esta actividad me recomendaron la lectura de un manual desarrollado en el año 2002-03 por la Cornell University. Han pasado años desde su publicación y, aunque los escáneres mucho han cambiado desde entonces, los conceptos en él desarrollados mantienen toda su vigencia.

Os recomiendo su lectura, accede al manual.

Más adelante, nos enfrentamos a otro reto, la gestión del color, que como dice Paulo Porta es “… algo que aparece como un dolor de muelas, una asignatura pendiente con la que no contábamos cuando tan alegremente aprendíamos a manejar la cámara, el escáner, o hacíamos nuestros pinitos con el programa de retoque o de diseño gráfico. Conseguimos unas imágenes impresionantes y resulta que, al imprimirlas o enviarlas a los amigos para que las vean en su pantalla, han cambiado completamente.”

Una de las personas referentes en este campo es Hugo Rodríguez fotógrafo, estudioso de las técnicas y buen maestro. Espero que estas referencias os sirvan para profundizar en el conocimiento.

El símbolo de la arroba ya se utilizaba en 1536

Fuente: Efe

Esta semana hemos sabido que los Premios Príncipe de Asturias de Investigación Científica y Tecnológica han sido concedidos a Martin Cooper, el ‘padre’ del teléfono móvil, y a Raymond S. Tomlinson, el hombre que incluyó la ‘@’ en las direcciones de correo electrónico.

Pero lo que me ha motivado a escribir este post es lo que luego he conocido sobre la historia de dicho símbolo.

Hay constancia documental de que en 1536 ya se usaba dicho símbolo en una carta enviada por un mercader italiano desde Sevilla a Roma donde se describe la llegada de tres barcos cargados con tesoros provenientes de América.

Parece ser que este símbolo es consecuencia de las leyes de la economía en el lenguaje ya que todo apunta a que es una ligadura paleográfica de la preposición latina “ad”, que significa “a, hacia, en, hasta”, y que era una palabra muy utilizada y, por ello y por lo que costaba el “papel” en aquellos tiempos, se abrevió.

Fuente: Kimniekan

Tal y como escribía en el año 2006 Ricardo Díaz, “… Tiempo más tarde este mismo signo siguió utilizándose en el comercio, pero se le asoció con una medida de masa. En Andalucía se le pasó a llamar “arroba”, que viene del árabe “ar-ruba”, que significa “cuarta parte”, pues correspondía a  11,5 kilos que era la cuarta parte de un quintal (más o menos 46 kilos). Este fue el uso que en mayor medida se masificó, sobre todo con los viajes trasatlánticos, de manera que este signo se hizo popular también entre los ingleses, quienes le llamaban “at”.

Muchos años más tarde, en 1971, Tomlinson necesitaba un signo único que separara el nombre de la persona del lugar en donde estaba, de tal forma que las computadoras al dirigir y recibir los mensajes no confundieran ambos datos. Es así como Tomlinson fue  la primera persona que usó el  signo @ en el ciberespacio y ésta fue la primera dirección electrónica de la historia: tomlinson@bbn-tenexa.”

Digitalización de las actas del Archivo Municipal de Urnieta

Durante los últimos tres años hemos colaborado con el Archivo Municipal de Urnieta en la digitalizacion e indización de las actas de los plenos de dicho Ayuntamiento, en un periodo que va de 1862 a 1979 debido a que varios incendios durante las guerras carlistas y otro posterior en 1906 destruyeron muchos la documentación más antigua.

Este proyecto de digitalizacion ha contado con la financiación de la Diputación Foral de Gipuzkoa, a través de su programa de ayudas i-Gipuzkoa 2010 Udalak , que ha llegado a ser del 60% del coste total.

Repositorios digitales Open Access

Logo de OAI-PMH

Desde la década de los 90, la Open Archives Initiative (OAI), Iniciativa de Archivos Abiertos, “… desarrolla y promueve los estándares de interoperabilidad que facilitan la difusión eficiente de los contenidos digitales.”

El objetivo es evitar las “islas” de bases de datos y repositorios institucionales, desconexos y desconocidos salvo para aquellos que los han creado y unos pocos usuarios especializados. Partiendo de aquella situación insatisfactoria la  OAI ha desarrollado un marco tecnológico y unas normas que están logrando darle la vuelta a la situación.

La clave comenzó con el desarrollo de OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) que es un protocolo para la interoperabilidad de repositorios. Entre otras cosas, define dos protagonistas fundamentales:

• los proveedores de contenidos que son los repositorios de activos digitales que exponen los metadatos estructurados vía OAI-PMH.
• los proveedores de servicios que utilizan servicios OAI-PMH para “recolectar” los metadatos expuestos por los proveedores de contenidos.

Los proveedores de contenidos son las bibliotecas, museos, archivos, universidades y cualquier otra institución que dispone de activos digitales (documentos, fotografías, audio, vídeo, etc.) y que para participar en esta iniciativa necesitan, por lo menos, dotarse de:

1. Una aplicación informática para la creación y administración de repositorios digitales que cumplan con las especificaciones de OAI-PMH. En la siguiente dirección que corresponde a la Iniciativa Budapest para el acceso abierto podemos encontrar una lista de algunos de los más extendidos.
2. Los metadatos adecuadamente estructurados de los contenidos digitales.

Los proveedores de servicios son entidades que recolectan la información de los metadatos y la ponen a disposición de los investigadores, estudiosos y público en general a través de servicios internet de consulta y localización. Podemos ver una lista de estos proveedores haciendo click aquí.

 

Esquema de estructura OAI-PMH

El número de repositorios digitales que se adhieren a esta inicitiva crece cada día. Podemos ver datos estadísticos en varios directorios (OpenDOAR, ROAR, OAI) y, aunque los datos varían de unos a otros, vienen a decir que en España hay entre 40 y 50 repositorios reconocidos y en Euskadi no llegan a cinco.

En valores absolutos no es que sean datos espectaculares, pero en porcentaje de implantación de repositorios España está entre los cincos primeros del mundo y creciendo. La iniciativa Europea (DRIVER) concretada en las ayudas económicas que el Ministerio de Cultura ofrece a las instituciones que digitalizan contenidos de interés y los ponen a disposición de la comunidad cumpliendo con las normas OAI-PMH está empezando a dar sus frutos.

En Euskadi también tenemos importantes ayudas para la digitalización de fondos de Bibliotecas y Archivos, pero para acceder a ellas no se exigen, ni siquiera se mencionan, los requisitos básicos de la iniciativa OAI. Creo que esta ausencia de políticas en línea con OAI no facilita ni moviliza a nuestras Bibliotecas y Archivos para que realicen el esfuerzo, intelectual y tecnológico, que requiere unirse a esta comunidad de archivos abiertos.

Espero que en un futuro, no muy lejano, esta situación cambie.

Custodia de documentos

Los documentos en papel tienen la peculiaridad de que ocupan espacio y, en bastantes ocasiones, éste es escaso y/o tiene un precio elevado. Por ello, los servicios de custodia documental y de externalización de la gestión de archivos son requeridos y pueden complementar la digitalizacion de los documentos.

En Gupost entendimos que debíamos facilitar una oferta global de servicios de tratamiento documental y, por ello, hace tres años que nos trasladamos a nuestra actual planta de producción en la que contamos con un almacén acondicionado para la custodia de archivos.

Para aquellas empresas y entidades que tienen un volumen de documentación que ocupa un espacio precioso y que necesitan conservarla durante un tiempo y que no saben si merece la pena digitalizar, la custodia es una buena solución a un coste ajustado.

Cristiano Ronaldo y la Biblioteca Digital Europea

Llevamos todo el día con la noticia del fichaje de Cristiano Ronaldo por el Real Madrid y lo que te rondaré morena en los próximos días. Pero me ha parecido chocante una de las comparaciones que el diario deportivo Marca, en su edición digital, expone al  respecto de los 96 millones de euros que se van a pagar por el traspaso: “Es la misma cantidad que, por ejemplo, invertirá la Unión Europea en digitalizar todo su patrimonio cultural en biblioteca digital con 15 millones de títulos.”

Pues eso, que lo disfruten quienes puedan; el resto, a buscar financiación para el desarrollo de proyectos de digitalizacion.

Experiencias

Hace un año que Gupost Gestion documental puso en marcha su campaña Experiencias. Se trataba de una original campaña con la cual pretendíamos acercarnos a nuestros clientes para dar a conocer algunos de los trabajos más significativos y variados que habíamos realizado hasta ese momento. La aceptación por parte de los clientes fue muy buena y, por ello, no quiero que caiga en el olvido, sino que quede en la memoria de internet y fluya durante más tiempo.

El núcelo de esta campaña era la publicación de “experiencias exitosas” de las distintas unidades de negocio de Gupost. La nuestra, la de Tratamiento Documental presentó varias experiencias, unas dirigidas a instituciones dedicadas a la preservación y difusión de fondos documentales y otras a Administraciones y Empresas:

Experiencias de digitalización de fondos administrativos

• Servicio diario de digitalizacion de albaranes de venta de Indaux. Ampliar +
• Digitalización de planos de CAF. Ampliar +
• Expedientes de Urbanismo del Ayuntamiento de Irún. Ampliar +
• Expedientes de cobertura sanitaria del servicios S.A.S.F.A.L. de la Diputación Foral de Gipuzkoa. Ampliar +

Experiencias de digitalización de fondos históricos

• Digitalización e indización de Acuerdos de Actas del Ayuntamiento de Villabona. Ampliar +
• Digitalización de fondos del Archivo de la Diputación Foral de Gipuzkoa. Ampliar +
• Digitalización de fotografías del Ayuntamiento de Andoain. Ampliar +
• Registro Civil y Padrón municipal del Ayuntamiento de Fuenterrabia. Ampliar +
• Digitalización de archivo familiar Azaola en la Fundación Sancho el Sabio. Ampliar +